Les équipes d'approvisionnement sont au bord de la rupture : comment peuvent-elles reprendre le contrôle ?

Inkoopteams staan onder enorme druk: hoe krijgen ze weer grip op de situatie?

Les équipes d'approvisionnement du secteur agroalimentaire font face à un défi sans précédent : leur rôle stratégique est étouffé par une avalanche de tâches administratives. Avec des réglementations plus strictes, des exigences clients toujours plus nombreuses, et une pression accrue sur la transparence des chaînes d’approvisionnement, les acheteurs passent désormais plus de temps à collecter des documents qu’à négocier, rechercher des fournisseurs ou gérer des relations.

Le résultat? Des départements achats noyés dans la paperasse, au détriment de leur mission stratégique.

1. Surcharge Administrative

Les équipes achats modernes sont confrontées à une tempête de demandes contradictoires. Des réglementations telles que le règlement européen sur la déforestation (EUDR) ou la directive sur le devoir de vigilance en matière de durabilité (CSDDD) imposent une collecte et une vérification de données fournisseurs sans précédent. Les demandes clients en matière de reporting environnemental, d'approvisionnement éthique ou de traçabilité continuent d'augmenter. Et les responsabilités classiques comme la gestion des relations fournisseurs restent tout aussi essentielles.

Le problème, c’est que les équipes achats doivent en faire beaucoup plus avec les mêmes ressources. Des équipes qui se consacraient auparavant à l’approvisionnement stratégique passent aujourd’hui leurs journées à courir après des fournisseurs pour obtenir des données produits et emballages, via des feuilles de calcul et des e-mails.

Cette évolution crée un écart dangereux entre le potentiel stratégique de l’approvisionnement et la réalité du quotidien. Au lieu de mettre à profit leur expertise pour optimiser les coûts ou trouver de nouveaux fournisseurs, les acheteurs sont piégés dans des cycles administratifs peu productifs, mais extrêmement chronophages.

2. Contraintes de Collecte Documentaire

Pour les équipes achats, la collecte de documents est devenue la tâche la plus longue et la plus frustrante. Qu’il s’agisse de fournisseurs d’emballages, de fabricants d’ingrédients ou de producteurs, les exigences documentaires sont immenses : audits SMETA, fiches techniques, déclarations de conformité, attestations d’assurance, coordonnées, questionnaires fournisseurs.

Chaque document nécessite des relances, des vérifications et des mises à jour régulières.

Cette complexité est aggravée par le fait que les acheteurs n’ont souvent pas de relation directe avec les fournisseurs finaux. Dans les chaînes d’approvisionnement complexes, cela complique considérablement la collecte de documents fiables. Certains fournisseurs ne comprennent pas les attentes, ne répondent pas ou envoient des informations incomplètes, nécessitant de multiples suivis. Sans système intégré, vérifier la conformité, les performances ou les capacités des fournisseurs implique un travail manuel fastidieux sur des sources dispersées.

3. Collaboration Inter-Équipes Difficile

L’un des points de friction majeurs dans les achats est le passage d’informations entre équipes. Les acheteurs collectent les documents initiaux, mais ce sont souvent les équipes qualité ou techniques qui doivent en faire l’analyse approfondie. Cela crée une dynamique délicate : les achats transmettent des données qu’ils n’analysent pas, et les équipes qualité doivent exploiter des documents qu’elles n’ont pas collectés.

Résultat : les documents circulent d’un service à l’autre, les processus d’approbation ralentissent, et le manque d’intégration des données engendre des retards. Si l’équipe qualité signale un problème, les achats doivent recontacter le fournisseur pour corriger ou compléter les documents. Ce va-et-vient fait perdre du temps, nuit aux relations fournisseurs et crée des tensions internes.

Les entreprises qui ne prennent pas ces problèmes au sérieux risquent un véritable désavantage concurrentiel. Pendant que leurs équipes s’épuisent dans l’administratif, leurs concurrents — mieux organisés — avancent sur des initiatives stratégiques à forte valeur.

Les coûts cachés des processus manuels d’achat vont bien au-delà du temps perdu. Un défaut de conformité peut entraîner des rappels de produits, des amendes réglementaires ou des atteintes à la réputation. Des processus inefficaces ralentissent les lancements de produits et réduisent la réactivité face aux opportunités du marché. Et une mauvaise communication nuit à la relation avec les fournisseurs, voire empêche l’accès à des partenaires de qualité.

Reprendre le Contrôle : Que Peuvent Faire les Équipes Achats ?

La bonne nouvelle ? Les équipes achats peuvent inverser la tendance. En mettant en œuvre certains changements, elles peuvent retrouver leur rôle stratégique tout en respectant efficacement les exigences de conformité.

Voici par où commencer :

• Centralisez vos données fournisseurs au lieu de les gérer sur des feuilles de calcul et des chaînes d’e-mails. Une plateforme unique permet de regrouper tous les documents, certificats et historiques de communication, et garantit l’accès à l’information la plus récente.

• Automatisez la collecte documentaire pour ne plus avoir à courir après les fournisseurs. Des workflows automatisés peuvent guider les fournisseurs dans le processus, envoyer des rappels et alerter les équipes en cas d’actions requises.

• Standardisez la communication fournisseur pour plus de clarté et de cohérence. Des processus structurés aident les fournisseurs à comprendre les attentes et limitent les allers-retours chronophages.

• Mettez en place une surveillance continue pour suivre automatiquement les dates d’expiration des documents et le statut de conformité. Plus besoin de tout vérifier à la main.

• Exploitez la technologie pour fluidifier la collaboration entre les équipes achats, qualité et techniques. Des workflows partagés et une visibilité en temps réel sur l’état des documents réduisent les frictions.

  
  

Comment Agriplace Révolutionne les Opérations Achats

Agriplace répond à ces enjeux avec une plateforme complète, conçue spécifiquement pour les équipes d'approvisionnement du secteur alimentaire et des boissons. Elle automatise les tâches administratives et permet aux équipes de se recentrer sur leur mission stratégique.

• Collecte Automatisée des Documents : Les workflows intelligents d’Agriplace sollicitent automatiquement les documents nécessaires auprès des fournisseurs. Des rappels intégrés garantissent qu’aucune pièce ne manque.

• Gestion Centralisée des Fournisseurs : Toutes les données fournisseurs sont stockées au même endroit, accessibles par les équipes achats, qualité et techniques. Plus de silos de données, et des informations toujours à jour. Suivi des responsabilités, approbations et audit trails inclus.

• Communication Simplifiée : Des canaux de communication structurés remplacent le chaos des e-mails. Les fournisseurs reçoivent des instructions claires, peuvent téléverser leurs documents facilement et suivre le statut d’approbation.

• Surveillance de la Conformité : Le suivi automatisé des expirations, du respect des normes et des exigences réglementaires permet aux équipes de rester réactives et de repérer les écarts à temps.

• Intégration ERP : Connexion directe aux systèmes ERP existants pour un flux de données fluide, sans double saisie ni incohérences.

• Tableaux de Bord et Analyses : Une visibilité en temps réel sur les performances et la conformité des fournisseurs aide les équipes à prendre des décisions éclairées.

  
  

Grâce à Agriplace, les équipes achats passent d’une gestion réactive à une stratégie proactive. Les tâches de conformité sont prises en charge automatiquement, libérant du temps pour la négociation, la réduction des coûts et la création de valeur.

Les entreprises qui persistent dans des processus manuels risquent de perdre pied face à la complexité croissante du marché.

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