Gestión eficaz de la cadena de suministro con Agriplace en Windau

"La comunicación interna entre el departamento de compras y la dirección de calidad ha mejorado notablemente, ya que todos pueden acceder ahora a la misma información actualizada a través de la plataforma. Agriplace nos aporta seguridad y confianza, especialmente a la hora de preparar auditorías, y permite a nuestros equipos disponer de más tiempo para centrarse en tareas estratégicas. En general, Agriplace ha supuesto un verdadero avance para Windau."

– Arlene Breckenkamp, Responsable de calidad, Windau

Acerca de Windau

Desde 1976, Windau, con sede en Alemania, se ha propuesto producir las mejores salchichas, no sólo con carne, ¡sino también sin ella! Windau se ha forjado una reputación como fabricante de embutidos de alta calidad, combinando los mejores ingredientes con la artesanía tradicional. Su gama de productos incluye embutidos de alta calidad y especialidades de jamón, así como alternativas innovadoras y sin carne, al servicio de numerosos clientes que exigen altos niveles de calidad y sostenibilidad.

Gestión manual de documentos ineficaz y compleja.

Windau se enfrentaba al reto de manejar un sistema de gestión de documentos de proveedores cada vez más complejo. Antes de la introducción de Agriplace, la gestión de documentos como especificaciones, declaraciones de conformidad, certificados (por ejemplo, ITW, BeterLeven, Bio, Halal) y pruebas de OMG era en gran medida manual. Se crearon hojas de cálculo de Excel para proveedores y productos como carne, envasados o especias y se utilizaban para gestionar y seguir los flujos de trabajo de los documentos. Además, se creó una función de Excel para señalar visualmente cuándo caducaba un documento en los próximos 15 o 30 días. A partir de ahí, se contactaba con los proveedores por correo electrónico para solicitarles documentos actualizados.

Sin embargo, este proceso requería mucho tiempo y a menudo daba lugar a los siguientes problemas:

1. Sobrecarga de trabajo: Había que contactar simultáneamente con varios proveedores, lo que provocaba una avalancha de correos electrónicos. La comprobación manual y el archivo de documentos consumían regularmente una parte importante de la jornada laboral.

2. Pérdida de visión de conjunto: A pesar de los sistemas establecidos, a veces los plazos importantes pasaban desapercibidos. Sobre todo, después de fines de semana o jornadas intensas de trabajo, se reconocía que algunos documentos ya habían expirado demasiado tarde.

3. Solicitudes múltiples: A menudo, los proveedores no respondían inmediatamente a las consultas, lo que obligaba a distintos departamentos a reenviar correos electrónicos. Este proceso manual repetido generaba frustración e ineficacia.

4. Archivado poco transparente: Almacenar y localizar los documentos en varias carpetas -clasificadas por proveedores, tipos de documentos y años- dificultaba la búsqueda rápida de información importante.

   
   

Gestión automatizada de documentos con Agriplace e integración de bases de datos externas.

Para hacer frente a estos retos, Windau decidió implantar Agriplace, una plataforma digital para gestionar los documentos de los proveedores. La decisión se basó en las siguientes ventajas:

• Solicitud automatizada de documentos: Agriplace gestiona ahora automáticamente la solicitud y el seguimiento de documentos. En lugar de enviar correos electrónicos manualmente, la plataforma gestiona los plazos y garantiza que los documentos se actualicen a tiempo. 

  
  

• Plataforma central e integración con bases de datos externas: Todos los documentos se almacenan ahora en una ubicación central. Esto permite a los empleados de gestión de compras y calidad acceder rápida y fácilmente a todos los documentos importantes. Además, Windau utiliza las conexiones con bases de datos externas como TRACES (EU-Bio), BRCGS y QS para acceder automáticamente a las certificaciones e información pertinentes. Esta vinculación simplifica la actualización y validación de los datos de los proveedores y reduce significativamente el esfuerzo manual.

  
  

• Aumento de la eficiencia: Gracias a la automatización de las solicitudes y la centralización del almacenamiento, se han eliminado los procesos manuales que consumen mucho tiempo. Ahora el equipo puede centrarse en tareas más importantes, ya que gestionar los documentos de los proveedores lleva menos tiempo. 

  
  

• Gestión cruzada de productos y grupos de artículos: Agriplace se utiliza en Windau para varios grupos de productos y artículos, entre ellos: 

  
  

◦ Productos cárnicos: En el caso de los proveedores de carne, se recopilan y gestionan todos los documentos pertinentes, como especificaciones y certificados.

◦ Materiales de envasado y auxiliares: Existen categorías separadas para gestionar las declaraciones de conformidad de otros certificados de conformidad y especificaciones de materiales para este grupo específico de artículos.  

◦ Especias y aditivos: Todos los documentos de estos grupos de productos también se recopilan de forma centralizada, lo que mejora considerablemente el proceso de compra. 

◦ Artículos técnicos: En el futuro, Windau tiene previsto gestionar a través de la plataforma documentos como especificaciones de máquinas y fichas técnicas de ayudas a la producción. 

Cada uno de estos grupos de productos se gestiona en colaboración entre los departamentos de compras, gestión de calidad y técnico, para garantizar que los documentos adecuados estén accesibles y actualizados para cada departamento.

• Transparencia interna: La comunicación interna entre la gestión de compras y calidad ha mejorado notablemente. Todos los departamentos pertinentes pueden acceder a los mismos datos y están siempre al día. Por ejemplo, compras puede comprobar rápidamente si las especificaciones necesarias para un pedido están disponibles sin necesidad de preguntar al departamento de gestión de calidad.

Ahorro de tiempo, claridad y seguridad en las auditorías

Desde la introducción de Agriplace, Windau ha observado una mejora significativa en la eficacia de la gestión de documentos. Las solicitudes automatizadas de documentos y la base de datos central han permitido reducir considerablemente la carga de trabajo y mejorar la supervisión. Los documentos importantes, como especificaciones, declaraciones de conformidad y certificados, se gestionan ahora de forma sistemática y puntual.

Gracias a la conexión con bases de datos externas como BRCGS y QS, Windau está siempre al día cuando se producen cambios en los proveedores o en las certificaciones pertinentes. Por ejemplo, gracias a la conexión con BRCGS, Windau fue informada inmediatamente cuando un proveedor clave de carne cambió su nombre y su número GLN, una información que antes podría haber pasado desapercibida.

Además, el equipo se siente mejor preparado para las próximas auditorías. Con una gestión centralizada y un cuadro de mandos claro, se puede acceder rápidamente a todos los documentos necesarios en caso de una inspección de auditoría. Esto no solo da confianza a la empresa, sino que también ahorra un tiempo valioso en la preparación y realización de auditorías.

Un paso significativo hacia la digitalización

Con la introducción de Agriplace, Windau ha dado un paso importante hacia la digitalización y la mejora de la eficiencia. La gestión de los documentos de los proveedores es ahora no sólo más sencilla y rápida, sino también más segura y transparente. Gracias a las conexiones de la base de datos con EU-Bio, BRCGS y QS, la información relevante sobre proveedores y certificaciones se actualiza automáticamente, lo que reduce significativamente el esfuerzo de las comprobaciones manuales.

Las ventajas de Agriplace se aprovechan en varios departamentos de Windau, desde compras hasta gestión de calidad y departamentos técnicos. Esto significa que todos los documentos importantes para grupos de productos como la carne, envasado, auxiliares, especias, y ayudas técnicas se gestionan ahora de forma centralizada y son accesibles para todos los departamentos. Esto facilita una colaboración fluida y ayuda a la empresa a prepararse con mayor eficacia para las auditorías y otros controles de calidad.

Los comentarios del equipo y los proveedores han sido abrumadoramente positivos. El sistema no solo ahorra tiempo y reduce la complejidad de la gestión de documentos, sino que también mejora la comunicación entre departamentos y aumenta la transparencia en todo el proceso. Windau tiene previsto seguir ampliando el uso de Agriplace en el futuro para digitalizar aún más procesos y optimizar la colaboración entre las distintas áreas de negocio.