Wat is een verhandelbaarheidsrapporten & waarom zijn ze belangrijk?

Wie in de Nederlandse voedselsector werkt, heeft waarschijnlijk weleens te maken gehad met verhandelbaarheidsrapporten. In dit artikel leggen we uit wat een verhandelbaarheidsrapport precies is en hoe het jouw bedrijf kan helpen om aantoonbaar te voldoen aan de certificeringseisen.

Wat is een verhandelbaarheidsrapport?

Een verhandelbaarheidsrapport is een rapport dat binnen de Nederlandse certificeringsinstanties- en ketenadministraties (zoals SKAL Biologisch, Fairtrade, Rainforest Alliance, RSPO, etc.) wordt gebruikt om aan te tonen hoeveel gecertificeerde producten een bedrijf mag verhandelen.

Het laat zien:

Of de hoeveelheid gecertificeerde producten die je verkoopt klopt met de hoeveelheid die je hebt ingekocht.

Met andere woorden: het moet voorkomen dat bedrijven meer gecertificeerde volumes verkopen dan ze hebben ingekocht; een belangrijke eis binnen Nederlandse en Europese chain-of-custody systemen. Veel certificeringsschema’s verplichten bedrijven om een sluitende administratie van gecertificeerde inkoop en verkoop bij te houden.

Een verhandelbaarheidsrapport helpt om deze gegevens overzichtelijk bij elkaar te brengen, zodat je kunt aantonen dat:

• je niet meer gecertificeerde producten verkoopt dan je hebt ingekocht

• je de juiste chain-of-custody of massabalansregels volgt

• je administratie de certificeringsclaims op jouw producten kan onderbouwen

  
  

💡 Een verhandelbaarheidsrapport is in het leven geroepen om te controleren of je de chain-of-custody regels correct naleeft. Onafhankelijk van welk certificeringsschema je gebruikt.

Hoe worden verhandelbaarheidsrapporten gebruikt?

Gecertificeerde toeleveringsketens verlopen zelden rechtlijnig. Producten worden gemengd, verwerkt, verpakt, gesplitst of samengevoegd. Daardoor is het lastig om precies vast te stellen welk deel gecertificeerd is en welk deel niet. Daarom maken certificeringsinstanties gebruik van verschillende ‘chain-of-custody modellen’, die voorschrijven hoe bedrijven met gecertificeerde goederen moeten omgaan.

Chain-of-custody

Elke certificeringsinstantie — SKAL, Fairtrade, Rainforest Alliance, RSPO en anderen — moet kunnen aantonen dat gecertificeerde claims betrouwbaar zijn. Dat gebeurt via chain-of-custody (CoC). Dit is het geheel aan regels dat bepaalt:

• hoe gecertificeerde goederen worden ontvangen

• hoe ze mogen worden opgeslagen of bewerkt

• hoe ze worden verkocht of gelabeld

• en vooral: hoe dit kan worden gecontroleerd

Omdat ketens verschillen, kan niet elk product op dezelfde manier worden gevolgd. Daarom bestaan er verschillende CoC-modellen die aangeven hoe bedrijven gecertificeerde stromen moeten administreren.

Chain-of-custody modellen

Identity Preserved (IP)

Het gecertificeerde product blijft volledig fysiek gescheiden en herleidbaar tot één bron.

Kenmerken:

• gecertificeerd blijft gescheiden van niet-gecertificeerd

• wat binnenkomt is exact wat eruit gaat

• maximale transparantie en traceerbaarheid

In de praktijk is dit vaak kostbaar of logistiek onmogelijk, vooral bij bulkstromen zoals cacao, granen, sappen of ingrediënten.

Segregated

Gecertificeerde producten mogen worden gemengd met andere gecertificeerde bronnen, maar nooit met niet-gecertificeerde producten:

• wel mixen van gecertificeerde batches

• geen mix met niet-gecertificeerde producten

Dit model wordt veel gebruikt binnen biologisch, Fairtrade-producten en diverse gecertificeerde levensmiddelen.

Mass Balance

Massabalans biedt flexibiliteit: gecertificeerde en niet-gecertificeerde producten mogen fysiek worden gemengd, zolang de volumebalans maar klopt.

Je hoeft dus geen fysieke scheiding aan te houden — maar je moet wél een nauwkeurige administratie bijhouden.

Praktisch voorbeeld:

Koop je 10 ton gecertificeerde cacao in? Dan mag je maximaal 10 ton gecertificeerde cacao verkopen — ook als de fysieke goederen onderweg zijn gemengd. Het is een eerlijk model, maar volledig afhankelijk van correcte administratie.

Where does the confusion come from?

Waar ontstaat de verwarring?

Elke certificeringsinstantie hanteert eigen:

• termen

• rekenregels voor de balans

• geldigheidsperiodes

• documentatie-eisen

• uitzonderingen (zoals verwerkingsverlies of voorraadoverdracht)

Bedrijven die meerdere schema’s tegelijk gebruiken krijgen al snel te maken met:

• massabalans voor het ene product / gesegregeerde stromen voor een ander

• IP-partijen voor nicheproducten

• overlappende auditperioden

Zonder structuur wordt het snel een doolhof.

Waarom is het verhandelbaarheidsrapport nodig?

Een verhandelbaarheidsrapport bestaat juist omdat de chain-of-custody modellen verschillend en soms ingewikkeld zijn.

Het rapport geeft één eenvoudige, universele controle:

Heeft het bedrijf voldoende gecertificeerde inkoop om de gecertificeerde verkoop te rechtvaardigen?

Voor auditors is dit dé kernvraag.

Het rapport maakt complexe certificeringslogica inzichtelijk als een duidelijke balans:

• gecertificeerde inkomende stroom

• gecertificeerde uitgaande stroom

• resterende gecertificeerde voorraad

• en de mate van naleving

Voor bedrijven haalt het de gok eruit. Voor auditors haalt het de twijfel weg. En het beschermt de betrouwbaarheid van gecertificeerde claims in de keten.

Wat staat er in een verhandelbaarheidsrapport?

Hoewel de exacte vorm verschilt per certificeringsschema, bevat een typisch rapport:

• gecertificeerde inkopen: producten, volumes, leveranciers

• gecertificeerde verkopen: producten, volumes, afnemers

• resterend gecertificeerd volume

• het certificeringsschema (bijv. SKAL, Fairtrade, RFA)

• de audit- of certificeringsperiode

• bijbehorende documenten (facturen, certificaten)

Het is in feite een momentopname van jouw gecertificeerde stromen.

Waarom is het belangrijk?

Een verhandelbaarheidsrapport doet meer dan een audit ondersteunen:

• Bescherming van het bedrijf: overselling kan leiden tot waarschuwingen of schorsing

• Aantoonbare compliance: vertrouwen voor interne teams, partners en controle-instanties

• Snellere audits: alles is gestructureerd, controleerbaar en direct beschikbaar

Neem contact met ons op voor meer informatie

Hoe Agriplace jou kan helpen bij het in kaart brengen van gecertificeerde in- en uitgaande producten.

Veel bedrijven stellen deze rapporten nog handmatig op — met spreadsheets, pakbonnen en e-mailketens. Dat werkt… tot het misgaat.

Bij Agriplace zien we dagelijks hoeveel tijd en stress bespaard wordt wanneer gecertificeerde in- en uitgaande stromen automatisch worden gestructureerd, gevolgd en voorbereid voor audits.

Een goed systeem maakt van een complexe administratie een overzicht dat altijd up-to-date is.

Met Agriplace krijg je:

1. Altijd volledig conforme en up-to-date productinformatie

2. Verminderde risico’s op productrecalls en verstoringen in de toeleveringsketen

3. 70% tijdsbesparing bij het beheren van leveranciers en hun gegevens

Conclusie

Een verhandelbaarheidsrapport lijkt misschien een administratieve formaliteit, maar het is essentieel voor vertrouwen in gecertificeerde ketens. Het houdt bedrijven compliant, helpt auditors sneller werken en zorgt voor geloofwaardige duurzaamheidsclaims.

Of je nu diep in certificeringsprocessen zit, net begint of meerdere schema’s tegelijk beheert — wie dit rapport begrijpt, haalt veel meer uit zijn compliance-beheer.

Begrippenlijst

Chain of custody	Het systeem dat zorgt dat gecertificeerde producten correct worden verwerkt, gevolgd en gedocumenteerd — van inkoop tot verkoop.
Identity preserved	Product blijft volledig gescheiden en volledig herleidbaar tot één bron. Wat erin gaat, komt er zo weer uit.
Segregated	Gecertificeerde producten kunnen onderling worden gemengd, maar nooit met niet-gecertificeerd product.
Mass balance	Certificering op basis van volumebalans, niet fysieke scheiding. Producten mogen worden gemengd, zolang de administratie klopt.
Certified Flows	De beweging van gecertificeerd product door het bedrijf, van inkoop tot verkoop, inclusief volumes en documentatie.

Lees meer over onze oplossing