Los equipos de compras están al límite: ¿cómo pueden retomar el control?

Los equipos de compras en la industria de alimentos y bebidas enfrentan un desafío sin precedentes: su rol estratégico está siendo sepultado bajo una avalancha de tareas administrativas. Con el endurecimiento de la legislación, el aumento de los requisitos de los clientes y la intensificación de las exigencias de transparencia en la cadena de suministro, los equipos de compras dedican más tiempo a recolectar documentos que a negociar acuerdos, buscar proveedores y gestionar relaciones con ellos.

¿El resultado? Un departamento de compras ahogado en papeleo y con dificultades para aportar valor estratégico.

1. Sobrecarga Administrativa

Los equipos de compras modernos están atrapados en una tormenta de demandas conflictivas. Nuevas normativas como el Reglamento de Deforestación de la UE (EUDR) y la Directiva sobre Diligencia Debida en Sostenibilidad Corporativa (CSDDD) exigen niveles inéditos de recopilación y verificación de datos de proveedores. A esto se suman los requisitos de los clientes en cuanto a informes de sostenibilidad, abastecimiento ético y documentación de trazabilidad. Mientras tanto, las responsabilidades tradicionales —como la gestión de relaciones con proveedores— siguen siendo igual de críticas.

El problema es que se espera que los equipos hagan exponencialmente más con los mismos recursos. Equipos que antes se dedicaban a adquisiciones estratégicas ahora pasan sus días persiguiendo a proveedores para obtener datos detallados de productos y empaques mediante hojas de cálculo y correos electrónicos.

Este cambio ha creado una peligrosa desconexión entre el valor potencial del área de compras y su realidad diaria. En lugar de aprovechar su experiencia para identificar nuevos proveedores, negociar mejores condiciones u optimizar cadenas de suministro, los equipos están atrapados en ciclos administrativos que consumen mucho tiempo y aportan poco valor estratégico.

2. Limitaciones en la Recolección de Documentos

La recopilación de documentos se ha convertido en el aspecto más lento y frustrante del trabajo de compras. Ya sea tratando con proveedores de empaques, fabricantes de ingredientes o productores, los requisitos documentales son abrumadores: auditorías SMETA, especificaciones de productos, declaraciones de conformidad, pólizas de seguro, datos de contacto, cuestionarios para proveedores… y cada uno requiere seguimiento, verificación y actualizaciones frecuentes.

El desafío se agrava porque los equipos de compras muchas veces no tienen relación directa con los proveedores finales. Al trabajar con intermediarios y cadenas de suministro complejas, recopilar documentos precisos se vuelve más difícil. Los proveedores pueden no comprender los requisitos, no responder o enviar información incompleta que requiere más seguimientos. Sin sistemas integrados, comprender las capacidades, el cumplimiento y el desempeño de los proveedores requiere compilar datos manualmente desde múltiples fuentes.

3. Colaboración Difícil entre Equipos

Uno de los principales puntos de dolor de las compras es el traspaso de información entre equipos. El equipo de compras recopila los documentos iniciales de los proveedores, pero los equipos de calidad suelen ser los encargados de hacer revisiones más profundas y aprobar. Esto crea una dinámica complicada: compras entrega la información, pero calidad trabaja con datos que no recopiló.

El resultado es un sistema fragmentado donde los documentos van de un lado a otro, los procesos de aprobación se estancan y la falta de integración de datos genera demoras.

Cuando el equipo de calidad detecta problemas en la documentación, compras debe volver a contactar al proveedor para pedir correcciones o información adicional. Este vaivén no solo desperdicia tiempo, sino que también afecta las relaciones con los proveedores y crea tensiones internas.

Las empresas que no han abordado estos desafíos enfrentan una gran desventaja competitiva. Mientras sus equipos están enterrados en trabajo administrativo, los competidores que han optimizado sus procesos pueden enfocarse en iniciativas estratégicas que realmente aportan valor al negocio.

Los costos ocultos de los procesos manuales en compras van mucho más allá del tiempo dedicado a recolectar documentos. El incumplimiento normativo puede resultar en retiros de productos, sanciones regulatorias y daño a la reputación. Los procesos ineficientes retrasan el lanzamiento de nuevos productos y limitan la capacidad de respuesta ante oportunidades del mercado. La mala comunicación con proveedores puede perjudicar las relaciones y limitar el acceso a proveedores preferidos.

Tomar el Control: Qué Pueden Hacer los Equipos de Compras

La buena noticia es que los equipos de compras no tienen que aceptar estas ineficiencias. Implementando ciertos cambios, pueden recuperar su rol estratégico mientras cumplen con los requisitos normativos de manera eficaz.

Empieza por aquí:

• Centraliza los datos de tus proveedores en lugar de gestionarlos en múltiples hojas de cálculo y cadenas de correos. Crea una fuente única de información donde estén todos los documentos de proveedores, certificados de cumplimiento e historial de comunicaciones.

• Automatiza la recopilación de documentos para eliminar la carga manual de perseguir certificados y especificaciones. Los flujos de trabajo automatizados pueden guiar a los proveedores, enviar recordatorios y alertar al equipo de compras cuando se necesite acción.

• Estandariza la comunicación con proveedores para asegurar claridad y coherencia. Los procesos estructurados ayudan a los proveedores a entender qué se requiere, reduciendo el intercambio innecesario.

• Implementa monitoreo continuo para hacer seguimiento automático de vencimientos de documentos y estado de cumplimiento. Así se evita revisar manualmente certificados y gestionar renovaciones.

• Usa tecnología para colaborar entre equipos, facilitando los traspasos entre compras, calidad y técnicos. Los flujos de trabajo compartidos y la visibilidad en tiempo real eliminan confusiones y retrasos.

  
  

Cómo Agriplace Transforma las Operaciones de Compras

Agriplace responde a estos desafíos con una plataforma integral diseñada específicamente para equipos de compras del sector de alimentos y bebidas. Elimina el trabajo administrativo que consume el tiempo del equipo, permitiéndoles enfocarse en tareas estratégicas.

• Recopilación Automática de Documentos: Los flujos de trabajo inteligentes de Agriplace solicitan y recopilan automáticamente toda la documentación necesaria de los proveedores. Los recordatorios automatizados aseguran que nada se pase por alto.

• Gestión Centralizada de Proveedores: Todos los datos de los proveedores se almacenan en una única plataforma accesible para los equipos de compras, calidad y técnicos. Así se eliminan los silos de información y todos trabajan con datos actualizados y precisos.

• Comunicación Estructurada: La plataforma ofrece canales de comunicación organizados que evitan el caos de los correos electrónicos. Los proveedores reciben requisitos claros, pueden subir documentación fácilmente y se puede hacer seguimiento del estado de aprobación.

• Monitoreo de Cumplimiento: Seguimiento automático de vencimientos, cumplimiento y requisitos normativos, con alertas que mantienen al equipo informado y permiten actuar a tiempo.

• Integración con ERP: Las conexiones directas con sistemas ERP existentes aseguran un flujo de datos sin fricciones, evitando duplicaciones y garantizando la coherencia en todos los sistemas.

• Análisis e Información: Paneles en tiempo real brindan visibilidad sobre el desempeño y cumplimiento de los proveedores, permitiendo tomar decisiones basadas en datos.

  
  

Con Agriplace, los equipos de compras pueden transformar su operación, pasando de una gestión reactiva a una estrategia proactiva. La plataforma automatiza las tareas de cumplimiento, liberando tiempo valioso para iniciativas estratégicas y optimización de costos.

Aquellos que sigan gestionando a sus proveedores de forma manual estarán en desventaja en un mercado cada vez más competitivo y complejo.

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