"Over het geheel genomen ben ik zeer tevreden over de service die jullie bieden, zowel als hulpmiddel om aan alle vereiste vereisten te voldoen als voor de ontvangen service en ondersteuning".
- Lysaris Escalante, kwaliteitsmanager
Tijdens ons gesprek vertelde ze over haar eerdere problemen met het sorteren van honderden documenten ter voorbereiding op een audit, haar ontdekking van Agriplace Chain en haar succesvolle onboarding. Lysaris Escalante nam onlangs contact met ons op om haar enthousiasme over de toetreding tot Agriplace te delen. Samen besloten we haar verhaal te vertellen. Uitdaging
Toen Lysaris Escalante bij Northern Greens begon, werd ze aanvankelijk overweldigd door het feit dat ze rechtstreeks met veel leveranciers moest werken en veel documenten moest sorteren. Haar bedrijf handelt in groenten en fruit, maar ook in vloeibare kruiden, chilipasta's en plantaardige eiwitten. Vanwege deze gevarieerde producten is het aantal leveranciers waarmee zij te maken heeft groot: minstens 150. ​ ​Het handmatig schrijven en versturen van e-mails om alle juiste documenten te verkrijgen was een ontmoedigende taak, die nog werd verzwaard door het behalen van de GLOBALG.A.P. Chain of Custody (CoC)-certificering, waarvoor kwaliteitsmanagers 24/7 boven op deze documenten moeten zitten. Hoewel Northern Greens een systeem had om te helpen met het documentbeheer voor leveranciers, vergde het systeem volgens Lysaris te veel handmatig werk, vooral bij de voorbereiding van hun jaarlijkse audits. De belangrijkste uitdaging hier was de follow-up met leveranciers, aangezien Lysaris' enige hulpmiddel bestond uit het markeren van de e-mails in Outlook en dan in de gaten houden of ze een antwoord had ontvangen of niet. Het hele proces was uiteindelijk erg tijdrovend en rommelig.
Oplossing
Het bedrijf was op zoek naar een oplossing om dit proces te vereenvoudigen, toen Frederic Unger van Agriplace contact opnam met Lysaris en voorstelde dat Northern Greens gebruik zou maken van Agriplace Chain. ​ AgriPlaceChain is een platform dat ervoor zorgt dat altijd aan de nalevingseisen wordt voldaan. De samenwerking met de databases van onder andere GLOBALG.A.P. en BRC zorgt ervoor dat gebruikers op de hoogte blijven van potentiële risico's in de toeleveringsketen. ​ ​Een van de doorslaggevende factoren voor Northern Greens om over te stappen op Agriplace Chain was de automatische melding aan leveranciers als een van hun documenten dreigt te verlopen, wat Lysaris de taak bespaart om veel e-mails te sturen om het nieuwste certificaat op te halen.
Resultaat
Ons platform ging het bedrijf vooral helpen zich voor te bereiden op de CoC-audit, aangezien die vereist dat alle leverancierscertificaten vóór elke verkooptransactie op geldigheid worden gecontroleerd. Terwijl dit aanvankelijk gebeurde door elk document afzonderlijk te controleren, hoeft Lysaris nu alleen maar af te wachten of ze een melding krijgt dat het leverancierscertificaat is opgeschort, anders kan ze erop rekenen dat de certificaten geldig zijn. In de woorden van Lysaris: "Dit bespaart enorm veel tijd en de auditor was blij met deze manier van werken." ​ ​Lysaris was zeer tevreden over de kennismaking met het platform, evenals over de ervaring met de klantenservice. Telkens wanneer ze een probleem had werd ze snel geholpen, niet alleen in de vorm van een antwoord maar ook door haar probleem zo snel mogelijk op te lossen. Ze had bijvoorbeeld een certificaat nodig dat niet beschikbaar was in het systeem en binnen twee uur was haar probleem opgelost. Lysaris' verhaal eindigde met een positieve noot: "Over het geheel genomen ben ik zeer tevreden over de service die jullie bieden, zowel als hulpmiddel om aan alle vereiste vereisten te voldoen als voor de ontvangen service en ondersteuning".