Hoe Agriplace het compliancebeheer voor Unlimited Group heeft getransformeerd

Van handmatig bijhouden naar geautomatiseerde naleving: Judith Kayster's reis met Agriplace.

Het Agriplace-team ging in gesprek met Judith Kayster, Compliance Officer bij Unlimited Group. Sinds ze bij Unlimited Group werkt, maakt ze dagelijks gebruik van het Agriplace-platform. Judith vertelde ons hoe ze Agriplace gebruikt om haar dagelijkse taken gemakkelijker, geautomatiseerd en veel efficiënter te maken. Lees verder om haar verhaal te horen.

“Het is net mijn assistent – het doet gewoon het werk voor mij.”

Unlimited Group is een wereldwijde producent, importeur en exporteur van verse producten – waaronder fruit, noten en groenten – en is actief in zes verschillende bedrijfsonderdelen. Judiths verantwoordelijkheid? Ervoor zorgen dat de voedselveiligheid overal wordt nageleefd.

“Ik werk letterlijk elke dag met het systeem.”

Compliance voor 6 afdelingen - met 1 platform

Vóór Agriplace was het compliancebeheer van Unlimited Group gefragmenteerd en werd het handmatig afgehandeld, waarbij elke afdeling zijn eigen documenten bijhield. Het beheren van zulke uiteenlopende informatie over meerdere afdelingen zou zonder een gecentraliseerd platform een enorme opgave zijn. Agriplace biedt Judith de tools om controle en zichtbaarheid te behouden:

“De meesten gebruikten Excel-sheets”, herinnert Judith zich.

“Als we nu due diligence-verzoeken van klanten krijgen, moeten we laten zien welke producenten erbij betrokken zijn en dat de documenten geldig zijn. Dat haal ik gewoon uit Agriplace.”

Bespreek uw complianceproces met ons

Van handmatige chaos naar gecentraliseerde automatisering

Voor Judith is Agriplace niet alleen software, maar een essentieel hulpmiddel. Ze gebruikt het platform elke dag om de nalevingsdocumentatie voor alle zes bedrijfsonderdelen te beheren en houdt alles bij, van voedselveiligheidscertificaten tot leveranciersdocumentatie.

“Ik exporteer alle informatie die ik nodig heb, zonder dat ik elk document afzonderlijk hoef te openen om de data te controleren.”

Misschien wel het belangrijkste is dat Agriplace veel van de routinetaken heeft geautomatiseerd die anders veel tijd van Judith zouden kosten.

Dankzij de op regels gebaseerde automatisering van het platform hoeft Judith, zodra ze het systeem naar haar behoeften heeft geconfigureerd, zich niet meer bezig te houden met het bijhouden van de naleving van de regels, waardoor ze zich kan concentreren op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde. Ze benadrukt dat automatisering een van de grootste voordelen is:

“Het feit dat ik de vereisten van mijn klanten kan instellen en dat het gewoon het werk voor mij doet, helpt echt. Het is net mijn assistent.”

Belangrijkste kenmerken die het verschil maken

Geautomatiseerde nalevingscontrole: Een van de opvallende kenmerken van Agriplace is de mogelijkheid om automatisch de naleving door klanten te controleren.

"Het systeem geeft ons een nalevingsoverzicht, dat ons laat zien welke producenten aan de eisen van welke klanten voldoen.

Proactieve documentaanvragen: Het geautomatiseerde tracking- en aanvraagsysteem van het platform is voor Judith een echte gamechanger. Dankzij de proactieve aanpak is de grote hoeveelheid compliance-tracking altijd up-to-date en is er geen ruimte voor menselijke fouten.

“Het systeem trackt en vraagt zelfstandig aan. We kunnen die trackers zo instellen dat ze een maand van tevoren documenten aanvragen.”

Impact in de praktijk: efficiëntie en nauwkeurigheid

De transformatie voor Unlimited Group is opmerkelijk. Wat vroeger het openen van afzonderlijke documenten en het handmatig controleren van geldigheidsdata vereiste, kan nu worden gedaan met een eenvoudige export.

"Nu exporteer ik gewoon alle informatie die ik nodig heb uit AgriPlace, zonder dat ik elk afzonderlijk document hoef te openen om de geldigheidsdata te controleren", legt Judith uit. Deze efficiëntiewinst is vooral waardevol bij het reageren op verzoeken om klantonderzoek, waarbij Judith snel informatie over specifieke producenten en de geldigheid van documenten moet verzamelen.

Het eindresultaat

Voor Judith en Unlimited Group maakt Agriplace zijn belangrijkste belofte waar: compliancebeheer efficiënter en nauwkeuriger maken.

Wanneer haar wordt gevraagd om de impact van Agriplace op haar werk samen te vatten, zegt Judith het duidelijk:“Dat is wat het systeem hoort te doen. Het hoort ons efficiënter en nauwkeuriger te maken, en dat is precies wat het doet”, concludeert ze.

Het succes bij Unlimited Group laat zien hoe de juiste technologie, in combinatie met toegewijde expertise, compliance kan transformeren van een gefragmenteerd, handmatig proces naar een gestroomlijnd, geautomatiseerd systeem dat meegroeit met het bedrijf.

Klaar om uw compliancebeheer te transformeren? Lees meer over hoe Agriplace u kan helpen bij uw dagelijkse compliance-taken, net zoals het dat doet voor Judith en het team van Unlimited Group.

Maak een afspraak