Het pad van een verwerker naar eenvoudigere compliance: het verhaal van L’Insalata dell’orto

"Met Agriplace hebben we eindelijk het beheer van leveranciersdocumentatie vereenvoudigd en gedigitaliseerd: een intuïtief portaal met deskundige en altijd beschikbare ondersteuning. De informatie is altijd up-to-date en eenvoudig te raadplegen."– Valentina Pelosi, Quality Assurance Manager bij L’Insalata dell’orto srl

De uitdaging: verdrinken in documentatie

Al drie generaties lang staat L’Insalata dell’orto voor uitmuntendheid in de groente-industrie. Dit Italiaanse familiebedrijf is uitgegroeid van een lokale producent tot een wereldwijde leverancier die groenten van hoge kwaliteit produceert, verwerkt, verpakt en distribueert in Italië en daarbuiten.

Maar groei brengt ook complexiteit met zich mee. Zoals veel voedselbedrijven tegenwoordig, merkte L’Insalata dell’orto dat ze verdrinken in de toenemende administratieve vereisten. Hun processen waren grotendeels handmatig en ze gingen op zoek naar een oplossing om al hun verplichtingen beter te beheren.

Een groot leveranciersnetwerk betekent ook een enorme hoeveelheid documentatie. L’Insalata dell’orto kon de hoeveelheid documenten die bijgewerkt moesten worden en de constante stroom van leveranciersverzoeken simpelweg niet meer bijhouden. Er ging kostbare tijd verloren aan administratieve taken in plaats van aan waar ze het beste in zijn: het telen en leveren van kwaliteitsgroenten. Daarom gingen ze op zoek naar een oplossing die kon helpen bij leveranciersregistratie, het beheren van documentupdates en het volgen van vervaldata.

Voor Agriplace worstelde L’Insalata dell’orto met hun documentbeheer. Het kwaliteitsborgingsteam controleerde voortdurend hun hoofd-Excelbestand op deadlines, nam handmatig contact op met elke leverancier per e-mail wanneer documenten bijna verlopen waren en moest omgaan met het onvermijdelijke heen-en-weer. De frustratie nam toe binnen de teams en het was duidelijk dat hun handmatige aanpak niet schaalbaar was.

De oplossing

Toen L’Insalata dell’orto via een van hun leveranciers hoorde over Agriplace, trok dat meteen hun aandacht. Ze herkenden het platform omdat ze eerder al verzoeken via Agriplace hadden afgehandeld. Met een groot aantal leveranciers die allemaal verschillende platforms gebruiken, merkten ze dat Agriplace veruit de eenvoudigste, meest intuïtieve en duidelijkste oplossing was die ze hadden gezien.

Ondanks de aanzienlijke hoeveelheid gegevens die moest worden overgezet, verliep de implementatie van Agriplace bij L’Insalata dell’orto opmerkelijk soepel. De tools van het platform, waaronder de AI Document Scanner, maakten het uploaden van documenten veel eenvoudiger en sneller. Het team kon snel aan de slag en begon direct met het automatiseren van hun documentbeheer.

De resultaten

L’Insalata dell’orto gebruikt Agriplace nu enkele maanden en merkte meteen verbeteringen op in hun ketencompliance:

• Volledig inzicht: informatie is altijd beschikbaar en actueel. Geen giswerk meer of verouderde documenten die door de mazen glippen.

• Duidelijk prioriteitenbeheer: openstaande punten zijn duidelijk zichtbaar, waardoor het team de aandacht kan richten op wat het meest urgent is.

• Intelligente automatisering: regels worden automatisch ingesteld met perfect getimede meldingen, zodat leveranciers precies op het juiste moment geïnformeerd worden.

Al met al ervaart L’Insalata dell’orto het gebruik van Agriplace als een enorme vooruitgang ten opzichte van hun handmatige Excel- en e-mailprocessen. Ze geven aan dat het portaal van Agriplace overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken is, en dat ze uitstekende ondersteuning ontvangen van ons Customer Success-team.

"Het supportteam is deskundig, geduldig en heeft ons veel geholpen, vooral tijdens de meer complexe fases."

Het verhaal van L’Insalata dell’orto staat niet op zichzelf. Voedselbedrijven overal ontdekken dat handmatig leveranciersbeheer simpelweg niet kan voldoen aan de huidige compliance-eisen. De vraag is niet óf je een betere oplossing nodig hebt, maar hoe snel je deze kunt implementeren.

Klaar om te ontdekken wat Agriplace kan betekenen voor uw complianceprocessen? Plan een gesprek van 15 minuten met een van onze experts om de specifieke verbeteringen voor uw bedrijf te bespreken.

Want in de snel bewegende voedingsindustrie van vandaag zijn het de bedrijven die compliance van een last in een concurrentievoordeel weten om te zetten, die succesvol zijn.