El camino de un procesador hacia una conformidad más sencilla: la historia de L’Insalata dell’orto

"Con Agriplace, finalmente simplificamos y digitalizamos la gestión de la documentación de proveedores: un portal intuitivo con un soporte competente y siempre disponible. La información está siempre actualizada y es fácil de consultar."– Valentina Pelosi, Responsable de Aseguramiento de la Calidad en L’Insalata dell’orto srl

El desafío: ahogados en documentación

Durante tres generaciones, L’Insalata dell’orto ha cultivado la excelencia en la industria de las hortalizas. Esta empresa familiar italiana ha pasado de ser un productor local a convertirse en un proveedor global, produciendo, procesando, envasando y distribuyendo verduras de alta calidad en toda Italia y más allá.

Pero con el crecimiento llega la complejidad. Como muchas empresas alimentarias de hoy, L’Insalata dell’orto se vio desbordada por el aumento de los requisitos administrativos. Sus procesos eran en gran medida manuales y comenzaron a buscar una solución para gestionar todas sus obligaciones.

Con una amplia red de proveedores viene también un gran volumen de documentación. L’Insalata dell’orto simplemente no podía seguir el ritmo de la cantidad de documentos que necesitaban actualizarse ni del constante flujo de solicitudes de los proveedores. Estaban invirtiendo un tiempo valioso en tareas administrativas en lugar de centrarse en lo que mejor saben hacer: cultivar y entregar verduras de calidad. Esto les llevó a buscar una solución que les ayudara con el registro de proveedores, la gestión de actualizaciones de documentos y el seguimiento de caducidades.

Antes de Agriplace, L’Insalata dell’orto tenía dificultades con la gestión documental. El equipo de calidad revisaba constantemente su archivo maestro de Excel para controlar plazos, contactaba manualmente a cada proveedor por correo electrónico cuando los documentos estaban próximos a caducar y lidiaba con el inevitable ir y venir que esto generaba. La frustración iba en aumento en los equipos, y estaba claro que su enfoque manual no era escalable.

La solución

Cuando L’Insalata dell’orto escuchó hablar de Agriplace a través de uno de sus proveedores, inmediatamente llamó su atención. Ya conocían la plataforma porque anteriormente habían gestionado algunas solicitudes mediante ella. Con una gran cantidad de proveedores que utilizan diferentes plataformas, destacaron que Agriplace era, con diferencia, la más sencilla, intuitiva y clara que habían visto.

A pesar del importante volumen de datos que debía transferirse, la adopción de Agriplace por parte de L’Insalata dell’orto fue notablemente fluida. Las herramientas de la plataforma, incluido el Escáner de Documentos con IA, hicieron que el proceso de carga de documentos fuera mucho más fácil y rápido. El equipo pudo comenzar rápidamente y de inmediato empezó a automatizar la gestión de sus documentos.

Los resultados

L’Insalata dell’orto lleva unos meses utilizando Agriplace y enseguida notó mejoras en su cumplimiento dentro de la cadena de suministro:

• Visibilidad completa: la información está siempre disponible y actualizada. Ya no hay conjeturas ni documentos obsoletos que pasen desapercibidos.

• Gestión clara de prioridades: los asuntos pendientes son claramente visibles, lo que permite al equipo centrar su atención donde más se necesita.

• Automatización inteligente: las reglas se configuran automáticamente con alertas perfectamente sincronizadas, asegurando que los proveedores reciban las notificaciones exactamente cuando corresponda.

En general, L’Insalata dell’orto encontró que usar Agriplace es un gran avance respecto a su sistema manual de Excel y correos electrónicos. Mencionan que el portal de Agriplace es claro y fácil de usar, y que reciben un soporte de primer nivel de nuestro equipo de Customer Success.

"El equipo de soporte es competente, paciente y nos ayudó mucho, especialmente durante las fases más complejas."

La historia de L’Insalata dell’orto no es única. Empresas alimentarias de todo el mundo están descubriendo que la gestión manual de proveedores simplemente no puede seguir el ritmo de los requisitos de cumplimiento actuales. La pregunta no es si necesita una mejor solución, sino qué tan rápido puede implementarla.

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Porque en la industria alimentaria actual, que avanza a gran velocidad, las empresas que prosperan son aquellas que convierten el cumplimiento de una carga en una ventaja competitiva.