Customer Story Biofrusan

Klant quote:

"De introductie van Agriplace heeft een revolutie teweeggebracht in ons compliance management. Het platform heeft ons niet alleen een indrukwekkende tijdsbesparing van ongeveer 70% opgeleverd, maar ook een aanzienlijke toename in efficiëntie bij de dagelijkse beoordeling van documenten en de voorbereiding op audits. Het Agriplace-platform is een onmisbaar hulpmiddel gebleken dat niet alleen de complexiteit van onze processen heeft verminderd, maar ook heeft bijgedragen aan een veiligere en positievere auditervaring." -Kristina Betke, Manager kwaliteitsborging

Voor bedrijfstips scroll je verder naar beneden

Desafío: 

"Voordat we Agriplace implementeerden, werden we geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van compliance management. Het beheren van informatie over de naleving van leveranciers bleek complex te zijn. Het gebruik van Excel-spreadsheets om vervaldata bij te houden was inefficiënt, net als een zelfontwikkeld kwaliteitscontroleplatform dat te ingewikkeld en verwarrend bleek. Documenten werden opgeslagen op schijfstations en certificaten werden handmatig verzameld via e-mail. Dit leidde niet alleen tot verlies van overzicht, maar ook tot veel tijdverlies en grote onzekerheid, vooral in de administratie van grote producentencoöperaties met veel onderaannemers. Zodra de verantwoordelijke persoon op vakantie was, was het verzamelen van documenten niet meer helemaal veilig. De vervanging moest elke keer worden bijgewerkt, wat ook tijdrovend was.

De grootste uitdaging was de tijdrovende e-mailcorrespondentie en de regelmatige handmatige controle van nalevingsdocumenten. Het uit het oog verliezen van lange toeleveringsketens met veel producenten en het voortdurend zoeken naar ontbrekende of verlopen documenten was frustrerend. Handmatig zoeken in externe databases naar actuele informatie over leveranciers was een extra belasting. In deze context bood de introductie van Agriplace een transformerende oplossing voor deze uitdagingen op het gebied van compliance management. Solución:

De uitstekende oplossingen van Agriplace omvatten de integratie van databaseverbindingen zoals BRC en GlobalG.A.P., wat resulteert in uitgebreid en geautomatiseerd gegevensbeheer. Het systeem haalt automatisch en in realtime alle BRC- en GlobalG.A.P.-certificaatstatussen van leveranciers op om te controleren of bijvoorbeeld aan alle Integrated Farm Assurance- en GRASP-vereisten wordt voldaan. De mogelijkheid van het platform om automatisch vragenlijsten van leveranciers, leveranciersverklaringen, verklaringen van naleving, specificaties voor producten en verpakkingen evenals IFS-, biologische en Fairtrade-certificaten en andere documenten te verzamelen, heeft niet alleen de handmatige inspanning geminimaliseerd, maar heeft ook geleid tot consistente en betrouwbare gegevensverzameling.

De geautomatiseerde verzoeken en meldingen van Agriplace hebben het hele proces van informatieverzameling sterk vereenvoudigd. Voorheen moesten documenten handmatig via e-mail worden verzameld, wat resulteerde in een hoge foutmarge en inefficiënte communicatie. Met het Agriplace-platform gebeurt dit automatisch, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook de nauwkeurigheid en volledigheid van de verzamelde informatie garandeert.

Het Agriplace-dashboard biedt een duidelijk en uitgebreid overzicht van de nalevingsstatus. Dit maakt effectieve zelfcontrole mogelijk en minimaliseert de noodzaak voor tijdrovende handmatige controles. De mogelijkheid om specificaties voor producten en verpakkingen op te slaan helpt verder om alle relevante informatie op één centrale locatie te bundelen en overzicht te behouden. Dankzij de flexibiliteit van Agriplace kunnen we individuele aanpassingen maken en inspelen op veranderende vereisten. Dit is niet alleen cruciaal om aan de huidige behoeften te voldoen, maar ook om toekomstige ontwikkelingen in de gaten te houden.

Resultado:

De introductie van Agriplace heeft voor ons bedrijf een aanzienlijke vooruitgang in compliance management met zich meegebracht. Voordat we Agriplace gebruikten, besteedden we veel tijd aan het handmatig controleren van documenten en het communiceren met leveranciers. Deze tijdrovende processen behoren nu tot het verleden omdat Agriplace ons ongeveer 70% van de tijd bespaart. Het platform stelt ons in staat om het dashboard dagelijks in slechts een paar minuten te controleren, wat resulteert in een aanzienlijke tijdsbesparing en een verhoogde efficiëntie.

Vooral tijdens de audits voelen we ons veiliger met Agriplace. De mogelijkheid om kort voor de audits alle benodigde documenten in één oogopslag te hebben verbetert niet alleen de auditvoorbereiding, maar heeft ook geleid tot positieve feedback van IFS Broker auditors en EU biologische auditors. Het platform heeft ook de communicatie tussen de verschillende afdelingen aanzienlijk verbeterd. Geautomatiseerde verzoeken en de mogelijkheid om berichten achter te laten vergemakkelijken een transparante uitwisseling van informatie. Dit bevordert niet alleen de interne samenwerking tussen kwaliteitsmanagement, verkoop en inkoop, maar verbetert ook de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen aan veranderende eisen.

Een andere belangrijke vooruitgang is de borging van kennis en de mogelijkheid van afwezigheidsvervanging. Agriplace heeft het mogelijk gemaakt om kennis over compliance-eisen beter te documenteren. Tijdens afwezigheid is het platform naadloos toegankelijk, wat resulteert in een verbeterde continuïteit.

Het platform maakt het ook veel gemakkelijker om aan de eisen van klanten te voldoen. Zelfs bij afwezigheid van de hoofdverantwoordelijke kunnen automatisch opgevraagde documenten snel worden gevonden en aan klanten worden doorgegeven."

Onze tips voor bedrijven die het Agriplace-platform willen gebruiken:

• Gebruik de proefversie uitgebreid om alle functies te begrijpen.

• Betrek verschillende afdelingen actief bij het gebruik van het platform.

• Verken de functies voor geautomatiseerde aanvragen en meldingen om er optimaal van te profiteren.

• Moedig het team aan om het platform actief te verkennen om een beter inzicht te krijgen in de mogelijkheden en voordelen.

In het algemeen heeft het Agriplace-platform niet alleen onze compliance managementprocessen geoptimaliseerd, maar het heeft ook geleid tot meer efficiëntie, veiligheid tijdens audits en een verbeterde klantenservice. Biofrusan heeft de implementatie en onboarding van Agriplace als prettig en gemakkelijk ervaren.

"Alle vragen tijdens de introductiefase werden duidelijk beantwoord en de gebruikersinterface blijkt zeer intuïtief te zijn. De proefversie stelde me in staat om de functies grondig te verkennen, wat het begrip en de acceptatie vergemakkelijkte. Zelfs voor minder technisch onderlegde mensen was het gebruik van Agriplace eenvoudig en effectief. Bovendien is het platform voortdurend in ontwikkeling, waardoor het steeds gebruiksvriendelijker wordt. De klantondersteuning moet ook worden benadrukt, want de medewerkers van Agriplace staan altijd klaar om te helpen met vragen of als er iets onduidelijk is."