11er Nahrungsmittel GmbH, een belangrijke speler in de Oostenrijkse voedingsmiddelenindustrie, staat alom bekend om zijn toewijding aan de productie van hoogwaardige en speciale diepgevroren aardappelspecialiteiten.
Ondanks een geavanceerd kwaliteitsmanagementsysteem werd het bedrijf geconfronteerd met de noodzaak om de communicatie met leveranciers over kwaliteitsdocumenten efficiënter te laten verlopen. Daarom ging 11er op zoek naar een geautomatiseerde oplossing.
In dit specifieke geval was de uitdaging voor de levensmiddelenfabrikant om een groot aantal artikel- en leveranciersdocumenten in één systeem te beheren. De artikelen zijn voornamelijk grondstoffen (goederen die worden gekocht van leveranciers voor verdere verwerking, bijvoorbeeld roomkaas, zetmeel, boter of in blokjes gesneden bacon). Voor elk van deze artikelen en voor de leveranciers zijn specifieke certificaten en documenten vereist, zoals productspecificaties, HACCPstroomdiagrammen, vragenlijsten voor risicobeoordeling, GMO-verklaringen, biologische certificaten, GFSI-erkende certificaten en vele andere, die moeten worden verkregen, gecontroleerd, geaccepteerd of afgekeurd en gearchiveerd. Al deze stappen moeten worden gedocumenteerd.
Ondanks dat we andere platforms hebben bekeken, hebben we om verschillende redenen voor Agriplace gekozen. De aantrekkelijkheid van het platform en de uitstekende klantenservice overtuigden 11er. 11er Nahrungsmittel GmbH kreeg daarom een flexibele oplossing die rekening houdt met haar specifieke behoeften als verwerker. Het resultaat is een slank documentbeheersysteem met een aanzienlijke tijdsbesparing.
Klant verklaringen
"Dankzij Agriplace hebben we onze processen voor het aanvragen, controleren en archiveren van product- en leverancierspecifieke documenten aanzienlijk geoptimaliseerd. We zijn eindelijk in staat om tijdrovende handmatige e-mail aanvragen achter ons te laten. Het platform herinnert onze leveranciers er automatisch aan om certificaten en documenten te uploaden en biedt hen een snelle en eenvoudige manier om ons alle benodigde documentatie te sturen. Door Agriplace te implementeren, hebben we een tijdsbesparing van 30-50% per leverancier bereikt, waardoor we ons kunnen richten op andere taken op het gebied van kwaliteitsmanagement en de efficiëntie van onze activiteiten kunnen verhogen. Dankzij Agriplace hebben we een oplossing gevonden die niet alleen onze interne processen verbetert, maar ook de samenwerking met onze leveranciers vereenvoudigt."
"In het verleden moesten we de status van bepaalde documenten en certificaten achterhalen uit verschillende Excel spreadsheets. We gebruikten de tabellen om de gegevens voor individuele verzoeken aan elk van onze leveranciers samen te stellen en verstuurden deze per e-mail. Het was niet alleen tijdrovend en zeer arbeidsintensief, maar ook frustrerend om handmatig de benodigde documenten bij leveranciers op te vragen - vooral als de geretourneerde documenten onvolledig of onjuist waren. We voerden herinneringen in onze agenda in en bleven dit controleren bij de leverancier."
"De informatie was opgesplitst in Excel-spreadsheets voor grondstoffen, koopwaar en leveranciers, waardoor het bijwerken van de supply chain-structuur foutgevoelig was en het vinden van de informatie die we nodig hadden een tijdrovende klus. Deze handmatige processen waren niet alleen arbeidsintensief, maar bijvoorbeeld ook erg moeilijk voor stagiaires om bij te houden, dus dit werk kon niet worden gedelegeerd."
Implementatie en ingebruikname van Agriplace
Tijdens de implementatie en het inwerken stelde het Agriplace-team aanvankelijk een Excel-spreadsheet ter beschikking en hielp met het invoeren van gegevens. Het belangrijkste werk voor 11er Nahrungsmittel GmbH bestond uit het instellen van de juiste tags en het af en toe corrigeren van de stamgegevens. De rest werd gedaan door het Agriplace Customer Success team en 11er Nahrungsmittel GmbH waardeerde de ondersteuning en hulp tijdens het hele proces.
Uitdaging, oplossing & resultaat
"De introductie van Agriplace heeft onze workflows fundamenteel verbeterd. Het platform stelt ons in staat om onze documenten en certificaten op een transparante en georganiseerde manier te beheren. Veel tijdrovende, handmatige processen behoren nu tot het verleden. Agriplace stelt ons in staat om tijdens audits een automatisch vastgelegde documentatie van de beoordeling en acceptatie van documenten te presenteren en biedt een duidelijk overzicht van de conformiteitsstatus van onze artikelen en leveranciers."
De tijd die nodig is voor het beheren en controleren van documenten is aanzienlijk verminderd door het gebruik van Agriplace. De mogelijkheid om vereisten te definiëren die 11er Nahrungsmittel GmbH helpen om systematisch de nodige informatie te verzamelen, werd als bijzonder nuttig aangehaald. Het resultaat: Agriplace heeft geleid tot een merkbare toename van de efficiëntie in ons kwaliteitsbeheer.
"Het platform biedt een verscheidenheid aan nuttige functies, waaronder een verbeterd overzicht van leveranciers en artikelen, geoptimaliseerd beheer van onze vereisten en een dashboard voor het monitoren van onze taken. Geautomatiseerde verzoeken, gecentraliseerde documentopslag en automatische controledocumentatie hebben onze veiligheid tijdens audits vergroot. Agriplace maakt het gemakkelijk om een uitgebreid overzicht van de naleving van vereisten aan te tonen."
In wezen heeft Agriplace niet alleen de workflows geoptimaliseerd, maar ook de efficiëntie, het gevoel van veiligheid en de transparantie in de activiteiten van 11er Nahrungsmittel GmbH verhoogd.
Tips voor bedrijven:
- Kies uw tags verstandig en zorgvuldig om ervoor te zorgen dat uw vereisten duidelijk en beknopt zijn en een soepele communicatie met leveranciers mogelijk maken.
- Gebruik alle functies van Agriplace om tijd en moeite te besparen bij documentbeheer.
Het Agriplace-platform heeft de manier waarop 11er Nahrungsmittel GmbH werkt veranderd en helpt 11er om efficiënter en veiliger te werken. Het platform biedt een uitgebreide oplossing voor het beheer van documenten en certificaten en optimaliseert de workflows aanzienlijk.