11er Nahrungsmittel GmbH, un importante jugador en la industria alimentaria de Austria, es conocido por su compromiso con la producción de especialidades de patatas congeladas de alta calidad.
A pesar de contar con un sofisticado sistema de gestión de calidad, la empresa se enfrentó a la necesidad de optimizar la eficiencia de la comunicación con los proveedores con respecto a los documentos de calidad. Esto llevó a 11er a buscar una solución automatizada.
En este caso particular, el desafÃo para el fabricante de alimentos era gestionar una gran cantidad de documentos de artÃculos y proveedores en un solo sistema. Los artÃculos son principalmente materias primas (bienes comprados a proveedores para su procesamiento posterior, como queso crema, almidón, mantequilla o tocino en dados). Para cada uno de estos artÃculos y para los proveedores, se requieren certificados y documentos especÃficos, como especificaciones de productos, diagramas de flujo HACCP, cuestionarios de evaluación de riesgos, declaraciones de OMG, certificados orgánicos, certificados reconocidos por GFSI y muchos otros, que deben obtenerse, verificarse, aceptarse o rechazarse y archivarse. Todos estos pasos deben estar documentados.
A pesar de mirar otras plataformas, Agriplace fue elegido por varias razones. La atractividad de la plataforma y el excelente soporte al cliente convencieron a 11er. 11er Nahrungsmittel GmbH recibió una solución flexible que tiene en cuenta sus necesidades especÃficas como procesador. El resultado es un sistema de gestión de documentos eficiente con un ahorro considerable de tiempo.
Declaraciones del cliente
"Gracias a Agriplace, hemos optimizado significativamente nuestros procesos para solicitar, verificar y archivar documentos especÃficos de productos y proveedores. Finalmente, hemos podido dejar atrás las laboriosas consultas manuales por correo electrónico. La plataforma recuerda automáticamente a nuestros proveedores que suban certificados y documentos y les proporciona una forma rápida y fácil de enviarnos toda la documentación necesaria. Al implementar Agriplace, hemos logrado un ahorro de tiempo del 30-50% por proveedor, lo que nos permite centrarnos en otras tareas de gestión de calidad y aumentar la eficiencia de nuestras operaciones. Gracias a Agriplace, hemos encontrado una solución que no solo mejora nuestros procesos internos, sino que también simplifica la colaboración con nuestros proveedores."
"En el pasado, tenÃamos que averiguar el estado de ciertos documentos y certificados desde varias hojas de cálculo de Excel. Utilizamos las tablas para compilar los datos para solicitudes individuales a cada uno de nuestros proveedores y los enviamos por correo electrónico. No solo era un proceso con una mano de obra muy intensiva, sino que también era frustrante solicitar manualmente los documentos necesarios a los proveedores, especialmente si los documentos devueltos estaban incompletos o incorrectos. Ingresamos recordatorios en nuestro calendario y seguÃamos verificando con el proveedor."
"La información se dividÃa en hojas de cálculo de Excel para materias primas, mercancÃas y proveedores, lo que hacÃa que la actualización de la estructura de la cadena de suministro fuera propensa a errores y encontrar la información que necesitábamos una tarea que consumÃa mucho tiempo. Estos procesos manuales no solo eran intensivos en mano de obra, sino también muy difÃciles de seguir, especialmente para los becarios, por ejemplo, por lo que este trabajo no se podÃa delegar."
Implementación y puesta en marcha de Agriplace
Durante la implementación y la incorporación, el equipo de Agriplace proporcionó inicialmente una hoja de cálculo de Excel y ayudó con la entrada de datos. El trabajo principal para 11er Nahrungsmittel GmbH consistió en establecer las etiquetas correctas y corregir ocasionalmente los datos maestros. El resto fue hecho por el equipo de Éxito del Cliente de Agriplace, y 11er Nahrungsmittel GmbH apreció el apoyo y la ayuda proporcionados durante todo el proceso.
DesafÃo, solución y resultado:
"La introducción de Agriplace ha mejorado fundamentalmente nuestros flujos de trabajo. La plataforma nos permite gestionar nuestros documentos y certificados de manera transparente y organizada. Muchos procesos manuales que consumen mucho tiempo son cosa del pasado. Agriplace nos permite presentar una documentación registrada automáticamente de la revisión y aceptación de documentos durante las auditorÃas y a su vez, proporciona una visión clara del estado de cumplimiento de nuestros artÃculos y proveedores."
En consecuencia, el tiempo necesario para gestionar y verificar documentos se ha reducido significativamente mediante el uso de Agriplace. La capacidad para definir reglas de requisitos que ayudan a 11er Nahrungsmittel GmbH a recopilar sistemáticamente la información necesaria se citó como particularmente útil. El resultado: Agriplace ha llevado a un aumento notable en la eficiencia en nuestra gestión de calidad.
"La plataforma ofrece una variedad de funciones útiles, incluida una mejor visión de los proveedores y artÃculos, una gestión optimizada de nuestros requisitos y un panel para supervisar nuestras tareas. Las solicitudes automatizadas, el almacenamiento centralizado de documentos y la documentación automática de auditorÃas han aumentado nuestra seguridad durante las auditorÃas. Agriplace facilita demostrar una visión integral del cumplimiento de los requisitos."
Esencialmente, Agriplace no solo ha optimizado flujos de trabajo, sino que también ha aumentado la eficiencia, la sensación de seguridad y la transparencia en las operaciones de 11er Nahrungsmittel GmbH.
Consejos para otras empresas:
- Elijan sus etiquetas de manera inteligente y cuidadosa para asegurarse de que sus reglas de requisitos sean claras, concisas y permitan una comunicación fluida con los proveedores.
- Utilice todas las funciones de Agriplace para ahorrar tiempo y esfuerzo en la gestión de documentos.
La plataforma de Agriplace ha transformado la forma de trabajar de 11er Nahrungsmittel GmbH, ayudando a 11er a ser más eficiente y segura. La plataforma ofrece una solución integral para la gestión de documentos y certificados y, a su vez optimiza considerablemente los flujos de trabajo.