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Comment renforcer votre programme d'approbation des fournisseurs

25e Mars 2022

Lorsqu'il s'agit de trouver un nouveau fournisseur pour votre organisation, votre réputation est en jeu car vous souhaitez fournir à votre client des produits de la meilleure qualité possible. Développer une bonne politique d'approbation des fournisseurs et mettre en place des règles établies réduira considérablement le risque de votre organisation.

La nature en évolution rapide de la chaîne d'approvisionnement, des lois et des réglementations influence dans une large mesure le processus de transparence et de responsabilité. Il a étendu les responsabilités des fournisseurs aux entreprises qui revendent les produits. Par exemple, ces lois sont l'analyse des risques et la maîtrise des points critiques (HACCP) et les programmes de vérification des fournisseurs étrangers (FSVP). Il est de la plus haute importance de s'assurer que les risques de produits non conformes entrant dans la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise sont réduits par un processus d'approbation des fournisseurs bien géré. Par conséquent, nous avons créé ce billet de blog sur la façon de renforcer votre programme d'approbation des fournisseurs. 

8 étapes pour renforcer votre programme d'approbation des fournisseurs

1. Liste de contrôle normalisée d'approbation du fournisseur 

La création d'une liste de contrôle standardisée pour évaluer les fournisseurs doit être utilisée dans tous les départements, ce qui leur permet d'être efficaces. Lutilisation d'une approche incessante de la façon dont il doit être maintenu et mis en œuvre pour correspondre à l'environnement en constante évolution est vitale. Il doit inclure la qualité, la livraison, la fiabilité, le rapport prix/service et les orientations futures du produit. 

2. Questionnaire fournisseur

 

Les normes de la Global Food Safety Initiative (GFSI) exigent que les fournisseurs d'emballages, de matières premières, d'ingrédients et de services aient une procédure d'approbation documentée. Démontrer les performances passées d'un fournisseur et attribuer un niveau de risque à chaque matériau ou service fait également partie des critères du code. 

 

Ainsi, ce questionnaire peut être utilisé comme base pour les évaluations des fournisseurs et la détermination de la catégorisation du fournisseur en fonction de sa valeur dans la chaîne d'approvisionnement.  

 

En outre, des informations sur les paramètres de sécurité de l'assurance qualité, les audits tiers, les certificats d'authenticité, la politique de retour des marchandises du fournisseur et les coordonnées doivent être incluses dans le questionnaire. Le service d'assurance qualité doit examiner le questionnaire pour s'assurer que les normes et critères de l'entreprise sont respectés. Ensuite, l'AQ a le pouvoir de rejeter ou d'approuver un fournisseur et de prescrire des mesures correctives que le fournisseur doit suivre pour être accepté.

Avec Chain Compliance, vous pouvez facilement partager des documents avec tous les fournisseurs de votre chaîne d'approvisionnement.

3. Utiliser une seule plateforme

Une plate-forme unique pour organiser et numériser toutes les informations sur les fournisseurs est idéale pour gérer efficacement le volume requis d'informations sur les fournisseurs. Il doit inclure des informations sur les noms et codes de tous les produits et ingrédients, les fournisseurs principaux et alternatifs approuvés, les dangers associés à chaque composant ou article, les techniques utilisées pour autoriser les fournisseurs et accepter les ingrédients, et un système de suivi des performances des fournisseurs. À côté de cela, toute autre information pertinente telle que les résultats de laboratoire et al.

4. Suivi (carte de pointage)

Les fournisseurs doivent être conscients que leur performance sera évaluée et documentée. Chaque organisation choisit plusieurs critères parmi ses fournisseurs, mais les tableaux de bord de performance des fournisseurs les plus solides intègrent les achats, les certificats d'authenticité, la réception, l'assurance qualité, les commentaires de l'usine, les certifications et les mesures de conformité des documents. 

5. Évaluation des risques 

Il est essentiel d'examiner le volume d'achat et les risques qui pourraient entraîner une contamination des produits fournis. L'examen des lois et des faits historiques peut aider à déterminer le risque de l'article. Un ingrédient, par exemple, peut être considéré comme à haut risque s'il s'agit d'une allergie, s'il est utilisé en grande quantité ou s'il présente un potentiel de contamination biologique, physique ou chimique.

 

6. Qualification et acceptation

 

Le suivi de vos évaluations des risques détermine s'il existe un risque faible ou élevé associé au fournisseur. Pour un fournisseur présentant un risque accru, un audit peut être utile pour analyser le risque de manière exhaustive. Différentes procédures peuvent être utilisées à d'autres points de réception, avec des responsabilités telles que l'inspection visuelle, les COA pour chaque cargaison, ou le contrôle et la surveillance. 

 

7. Essai de fonctionnement

 

Après une qualification réussie, il est essentiel d'effectuer un test. Il peut inclure certaines mesures pour répondre à des besoins de conformité spécifiques et à des contrôles d'assurance qualité acceptables. Il est essentiel de fournir au fournisseur de nombreuses livraisons/chargements tout au long du test pour établir les tendances de conformité et dans quelle mesure ils peuvent satisfaire aux normes. 

 

8. Approbation

 

Après un essai réussi, le fournisseur peut être ajouté à la liste approuvée. Les entreprises doivent développer et gérer une procédure pour développer et maintenir une liste de fournisseurs approuvés. Les fournisseurs d'ingrédients, les emballages en contact avec les aliments et les services qui affectent la sécurité et la qualité des aliments doivent être inclus. Tout le monde dans l'entreprise doit connaître la liste et des procédures doivent être en place pour garantir que les fournisseurs agréés effectuent les achats.

 

Trois niveaux d'approbation

 

1. Approuvé : Les services achats et qualité ont validé le fournisseur, les approvisionnements peuvent commencer. 

 

2. Approbation limitée : Le fournisseur ne peut fournir qu'un certain nombre d'articles ou pour une durée déterminée avec une autorisation limitée. Cela peut être stratégiquement avantageux pour les meilleurs fournisseurs qui n'ont pas satisfait à tous les critères d'approbation. Une autorisation restreinte permet au fournisseur de travailler avec l'entreprise acheteuse pour améliorer la qualité de ses marchandises afin de créer une relation à long terme. 

3. Refus : Alors que les deux premiers niveaux autorisent les transactions, un statut d'approbation Refusé annulera instantanément tout achat jusqu'à ce que le statut soit modifié.

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