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Cómo reforzar su programa de homologación de proveedores

25 de marzo de 2022

Cuando se trata de encontrar un nuevo proveedor para su organización, su reputación está en juego, ya que quiere suministrar a su cliente productos de la mejor calidad. Desarrollar una buena política de homologación de proveedores y aplicar las normas establecidas reducirá considerablemente el riesgo de su organización.

La naturaleza rápidamente cambiante de la cadena de suministro, las leyes y los reglamentos están influyendo en gran medida en el proceso de transparencia y responsabilidad. Se han ampliado las responsabilidades de los proveedores a las empresas que revenden los productos. Estas leyes son, por ejemplo, el Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (HACCP) y los Programas de Verificación de Proveedores Extranjeros (FSVP). Es de suma importancia garantizar que los riesgos de que entren productos no conformes en la cadena de suministro de una empresa se reduzcan mediante un proceso de aprobación de proveedores bien gestionado. Por ello, hemos creado esta entrada de blog sobre cómo reforzar su programa de homologación de proveedores.

8 pasos para reforzar su programa de homologación de proveedores

1. Lista de comprobación estandarizada para la homologación de proveedores  
 

La creación de una lista de comprobación estandarizada para evaluar a los proveedores debe utilizarse en todos los departamentos, lo que les permite ser eficaces y eficientes. Es vital utilizar un enfoque incesante sobre cómo debe mantenerse y aplicarse para adaptarse al entorno siempre cambiante. Debe incluir la calidad del producto, la entrega, la fiabilidad, la relación precio/servicio y las direcciones futuras.

 

2. Cuestionario para proveedores

Las normas de la Iniciativa Mundial de Seguridad Alimentaria (GFSI) exigen que los proveedores de envases, materias primas, ingredientes y servicios tengan un procedimiento de aprobación documentado. Demostrar el rendimiento pasado de un proveedor y asignar un nivel de riesgo a cada material o servicio también forma parte de los criterios del código.  

 

Este cuestionario puede servir de base para evaluar a los proveedores y determinar su categoría en función de su valor en la cadena de suministro.  

 

Además, en el cuestionario debe incluirse información sobre los parámetros de seguridad del control de calidad, las auditorías de terceros, los certificados de aprobación, la política de devolución de mercancías del proveedor y la información de contacto. El departamento de control de calidad debe revisar el cuestionario para comprobar que se cumplen las normas y los criterios de la empresa. A continuación, el departamento de control de calidad tiene autoridad para rechazar o aprobar a un proveedor y prescribir las medidas correctivas que éste debe seguir para ser aceptado.

Con Chain Compliance, puede compartir fácilmente los documentos con todos los proveedores de su cadena de suministro..

3. Usar una única plataforma

Una única plataforma para organizar y digitalizar toda la información de los proveedores es lo mejor para gestionar de forma eficiente el volumen de información necesario de los proveedores. Debe incluir información sobre los nombres y códigos de todas las materias primas e ingredientes, los proveedores principales y alternativos aprobados, los peligros relacionados con cada componente o artículo, las técnicas utilizadas para autorizar a los proveedores y aceptar los ingredientes, y un sistema de seguimiento del rendimiento de los proveedores. Junto a esto, cualquier otra información relevante, como resultados de laboratorio, etc.

4. Seguimiento

Los proveedores deben ser conscientes de que su rendimiento será evaluado y documentado. Cada organización elige múltiples criterios de sus proveedores, pero las tarjetas de puntuación del rendimiento de los proveedores más sólidas incorporan las compras, los controles de calidad, la recepción, el control de calidad, los comentarios de la fábrica, las certificaciones y las métricas de cumplimiento del papeleo. 

5. Evaluación del riesgo 


Es vital examinar el volumen de compras y cualquier peligro que pueda causar la contaminación de los productos suministrados. El examen de las leyes y los hechos históricos puede ayudar a determinar el riesgo de los artículos. Un ingrediente, por ejemplo, puede considerarse de alto riesgo si es una alergia, se utiliza en grandes cantidades o tiene potencial de contaminación biológica, física o química.

6. Calificación y aceptación

Siguiendo sus evaluaciones de riesgo se determina si existe un riesgo bajo o alto asociado al proveedor. En el caso de un proveedor con un riesgo elevado, una auditoría podría ser útil para analizar el riesgo de forma exhaustiva. En otros puntos de recepción se pueden utilizar diferentes procedimientos, con responsabilidades como la inspección visual, los COA para cada carga, o el cribado y la supervisión. 

 

7. Prueba de rendimiento

 

Después de una calificación exitosa, es fundamental realizar una prueba de funcionamiento. Puede incluir ciertas métricas para satisfacer necesidades específicas de cumplimiento y controles de garantía de calidad aceptables. Es vital proporcionar al proveedor un gran número de entregas/cargas a lo largo de la prueba para establecer las tendencias de cumplimiento y lo bien que pueden satisfacer las normas. 

 

8. Aprobación

 

Después de una prueba de funcionamiento satisfactoria, el proveedor puede ser añadido a la lista de aprobados. Las empresas deben desarrollar y gestionar un procedimiento para desarrollar y mantener una lista de proveedores aprobados. Deben incluirse los proveedores de ingredientes, los envases en contacto con los alimentos y los servicios que afectan a la seguridad y la calidad de los alimentos. Todos los miembros de la empresa deben conocer la lista, y deben existir procedimientos que garanticen que los proveedores aprobados completan las compras.

 

Tres niveles de aprobación

1. Aprobado: Los departamentos de compras y de calidad han aprobado al proveedor, y los suministros pueden comenzar.  

2. Aprobación limitada: El proveedor sólo puede suministrar un determinado número de artículos o durante un tiempo determinado con aprobación limitada. Esto puede ser estratégicamente ventajoso para los mejores proveedores que no hayan cumplido todos los criterios de aprobación. Una autorización restringida permite al proveedor trabajar con la empresa compradora para mejorar la calidad de sus productos y crear una relación a largo plazo.

3. Rechazado: Mientras que los dos primeros niveles permiten las transacciones, un estado de aprobación "Rechazado" cancelará instantáneamente cualquier compra hasta que se modifique el estado.

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