Wenn es darum geht, einen neuen Lieferanten für Ihr Unternehmen zu finden, steht Ihr Ruf auf dem Spiel, denn Sie wollen Ihren Kunden die besten Qualitätsprodukte liefern. Die Entwicklung einer guten Politik für die Zulassung von Lieferanten und die Umsetzung festgelegter Regeln wird das Risiko für Ihr Unternehmen erheblich senken.
Der schnelle Wandel in der Lieferkette, die Gesetze und Vorschriften beeinflussen den Prozess der Transparenz und Verantwortlichkeit in hohem Maße. Sie haben die Verantwortlichkeiten der Lieferanten auf die Unternehmen ausgeweitet, die die Produkte weiterverkaufen. Zu diesen Gesetzen gehören beispielsweise das Hazard Analysis and Critical Control Point (HACCP) und das Foreign Supplier Verification Programs (FSVP). Es ist äußerst wichtig sicherzustellen, dass das Risiko, dass nicht konforme Produkte in die Lieferkette eines Unternehmens gelangen, durch ein gut gehandhabtes Zulassungsverfahren für Lieferanten reduziert wird. Deshalb haben wir diesen Blog-Beitrag darüber verfasst, wie Sie Ihr Zulassungsprogramm für Lieferanten stärken können.
8 Schritte zur Stärkung Ihres Zulassungsprogramms für Lieferanten
1. Standardisierte Checkliste für die Zulassung von Lieferanten
Die Erstellung einer standardisierten Checkliste für die Bewertung von Lieferanten sollte abteilungsübergreifend eingesetzt werden, damit sie effektiv und effizient ist. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Checkliste kontinuierlich gepflegt und implementiert wird, um den sich ständig ändernden Rahmenbedingungen gerecht zu werden. Sie sollte die Qualität des Produkts, die Lieferfähigkeit, die Zuverlässigkeit, das Preis-/Leistungsverhältnis und die zukünftige Ausrichtung umfassen.
2. Fragebogen für Lieferanten
Die Standards der Global Food Safety Initiative (GFSI) verlangen, dass Anbieter von Verpackungen, Rohstoffen, Zutaten und Dienstleistungen über ein dokumentiertes Genehmigungsverfahren verfügen. Der Nachweis der bisherigen Leistung eines Lieferanten und die Zuweisung einer Risikostufe für jedes Material oder jede Dienstleistung sind ebenfalls Teil der Kriterien des Kodex.
Dieser Fragebogen kann also als Grundlage für die Lieferantenbewertung und die Einstufung des Lieferanten auf der Grundlage seines Wertes in der Lieferkette verwendet werden.
Zusätzlich sollten Informationen über QS-Sicherheitsparameter, Audits durch Dritte, COAs, die Rücksendepolitik des Lieferanten und Kontaktinformationen in den Fragebogen aufgenommen werden.
Fragebogen enthalten. Die QS-Abteilung sollte den Fragebogen überprüfen, um sicherzustellen, dass die Unternehmensstandards und -kriterien erfüllt sind. Anschließend ist die QS-Abteilung befugt, einen Lieferanten abzulehnen oder zuzulassen und Korrekturmaßnahmen vorzuschreiben, die der Lieferant befolgen muss, um akzeptiert zu werden.
Mit Chain Compliance können Sie auf einfache Weise Dokumente mit jedem Lieferanten in Ihrer Lieferkette austauschen.
3. Verwendung einer einzigen Plattform
Eine einzige Plattform für die Organisation und Digitalisierung aller Lieferanteninformationen ist am besten geeignet, um die erforderliche Menge an Lieferanteninformationen effizient zu verwalten. Sie sollte Informationen über die Namen und Codes aller Rohstoffe und Zutaten, die zugelassenen Haupt- und Alternativlieferanten, die damit verbundenen Gefahren für jedes Bauteil oder jeden Artikel, die für die Zulassung von Lieferanten und die Annahme von Zutaten verwendeten Verfahren sowie ein System zur Verfolgung der Lieferantenleistung enthalten. Darüber hinaus sind alle anderen relevanten Informationen wie Laborergebnisse usw. anzugeben.
4. Ãœberwachung (Scorecard)
Die Lieferanten müssen sich darüber im Klaren sein, dass ihre Leistung bewertet und dokumentiert wird. Jedes Unternehmen wählt mehrere Kriterien für seine Lieferanten aus, aber die besten Scorecards für die Lieferantenleistung umfassen Einkauf, COAs, Wareneingang, Qualitätskontrolle, Feedback aus dem Werk, Zertifizierungen und Metriken zur Einhaltung von Papierkram.
5. Risikobewertung
Es ist von entscheidender Bedeutung, das Einkaufsvolumen und alle Gefahren zu untersuchen, die zu einer Verunreinigung der gelieferten Produkte führen könnten. Die Prüfung von Gesetzen und historischen Fakten kann dabei helfen, das Risiko eines Artikels zu bestimmen. Eine Zutat kann beispielsweise als hochriskant eingestuft werden, wenn sie eine Allergie auslöst, in großen Mengen verwendet wird oder das Potenzial für eine biologische, physikalische oder chemische Verunreinigung hat.
6. Qualifizierung & Akzeptanz
Anhand Ihrer Risikobewertungen wird festgestellt, ob ein geringes oder hohes Risiko mit dem Lieferanten verbunden ist. Bei einem Lieferanten mit einem erhöhten Risiko kann ein Audit hilfreich sein, um das Risiko umfassend zu analysieren. An anderen Annahmestellen können unterschiedliche Verfahren angewandt werden, mit Zuständigkeiten wie Sichtprüfung, COAs für jede Ladung oder Screening und Überwachung.
7. Probelauf
Nach erfolgreicher Qualifizierung ist die Durchführung eines Testlaufs entscheidend. Dieser kann bestimmte Messgrößen zur Erfüllung spezifischer Compliance-Anforderungen und akzeptable Qualitätssicherungsprüfungen umfassen. Es ist wichtig, dem Lieferanten während des Testlaufs viele Lieferungen/Ladungen zur Verfügung zu stellen, um Tendenzen bei der Einhaltung der Normen zu ermitteln und festzustellen, wie gut er die Normen erfüllen kann.
8. Freigabe
Nach einem erfolgreichen Testlauf kann der Lieferant in die Zulassungsliste aufgenommen werden. Die Unternehmen sollten ein Verfahren zur Erstellung und Pflege einer Liste zugelassener Lieferanten entwickeln und verwalten. Lieferanten von Zutaten, Verpackungen, die mit Lebensmitteln in Berührung kommen, und Dienstleistungen, die sich auf die Lebensmittelsicherheit und -qualität auswirken, sollten darin aufgenommen werden. Jeder im Unternehmen sollte die Liste kennen, und es sollten Verfahren vorhanden sein, die gewährleisten, dass zugelassene Lieferanten ihre Einkäufe abschließen.
Drei Stufen der Zulassung
1. Genehmigt: Die Beschaffungs- und Qualitätsabteilungen haben den Lieferanten genehmigt, und die Lieferungen können beginnen.
2. Eingeschränkte Zulassung: Der Anbieter kann nur eine bestimmte Anzahl von Artikeln oder für einen bestimmten Zeitraum mit eingeschränkter Genehmigung liefern. Dies kann für Spitzenlieferanten, die nicht alle Zulassungskriterien erfüllen, von strategischem Vorteil sein. Eine eingeschränkte Freigabe ermöglicht es dem Lieferanten, mit dem einkaufenden Unternehmen zusammenzuarbeiten, um die Qualität seiner Waren zu verbessern und eine langfristige Beziehung aufzubauen.
3. Abgelehnt: Während die ersten beiden Stufen Transaktionen zulassen, führt der Genehmigungsstatus "Verweigert" zum sofortigen Abbruch eines Kaufs, bis der Status geändert wird.
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