Wie Agropa mit Freshfin und der ERP-Schnittstelle zu Agriplace sein Zertifikatsmanagement digitalisiert

Tagesaktuell und revisionssicher – mehr als 5.000 Einzelzertifikate muss Agropa im Blick behalten. Ohne digitale Unterstützung? Undenkbar. Deshalb setzt der Kartoffelgroßhändler seit 2023 auf Agriplace als Plattform für digitales Zertifikatsmanagement. 2024 folgte die Anbindung an Freshfin. Seitdem nutzt Agropa die ERP-Schnittstelle zu Agriplace, um Zertifikate im Kartoffelgroßhandel sowie Lieferanteninformationen zu synchronisieren – automatisiert und in den Arbeitsabläufen direkt verfügbar.

Normen, Nummern, Nachweise – wer den Lebensmitteleinzelhandel (LEH) beliefern will, braucht gültige Zertifikate. Und zwar viele. Für Agropa und die Landwirte bedeutet das: viel Papier, viele Prüfprozesse – und jede Menge Verwaltungsaufwand. „Früher ging es ausschließlich um die Kartoffel“, sagt Manuela Hierl von Agropa. Und sie weiß, wovon sie spricht. Seit über 25 Jahren ist die Qualitätsmanagerin in der Kartoffelbranche tätig. „Heute beginnt die Arbeit nicht auf dem Acker, sondern am Schreibtisch“, sagt sie. „Bevor die Knolle in den Handel geht, müssen sowohl die Landwirte als auch wir eine ganze Reihe an Nachweisen erbringen.“ Ohne ERP-Schnittstelle zu Zertifikatsplattformen wie Agriplace ein aufwendiges Unterfangen. 

Zertifikate im Kartoffelgroßhandel: Anforderungen und Verantwortung entlang der Lieferkette

Jedes Zertifikat setzt eigene Schwerpunkte – von Rückverfolgbarkeit über Arbeitsbedingungen bis hin zu Herkunftsnachweisen. Diese Anforderungen muss Agropa nicht nur umsetzen, sondern auch schulen und kontrollieren. Das gilt intern genauso wie bei den Erzeugern: Agropa begleitet die Landwirte beim Einstieg in neue Zertifizierungssysteme, unterstützt bei der Dokumentation und erklärt, worauf es bei Audits ankommt. Besonders im Fokus stehen GLOBALG.A.P. und QS – zwei Standards, die der Lebensmitteleinzelhandel heute voraussetzt.

Während GLOBALG.A.P. unter anderem Anforderungen an Rückverfolgbarkeit, Umweltschutz und Arbeitsbedingungen definiert, prüft QS die Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsstandards entlang der gesamten Lieferkette. Bei Agropa kommt Geprüfte Qualität Bayern (GQ-Bayern) als regionales Herkunftssiegel hinzu. Es ergänzt die Anforderungen um Kriterien zur kontrollierten Anbaumethode und zur bayerischen Herkunft. „Welche Zertifizierungen notwendig sind, bestimmt der LEH“, erklärt Manuela Hierl.

Agropa selbst ist nach IFS, QS, Geprüfte Qualität Bayern, Bio und Ecovadis zertifiziert. Das Unternehmen steht also nicht nur in der Verantwortung gegenüber Kunden, sondern agiert auch als Bindeglied zwischen Handel und Landwirtschaft. Schon vor der Aussaat berät das Team die Erzeuger bei der Auswahl geeigneter Sorten – abgestimmt auf Bodenverhältnisse, Anbauplanung und spätere Anforderungen des Handels. Auch die Zertifizierung spielt dabei eine Rolle: Wer nur einen Teil der geforderten Zertifizierungen macht, riskiert später Einschränkungen bei der Vermarktung.

Nur noch ein Schritt bis zur mühelosen Lieferanten-Compliance

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Von Excel zu ERP, von ERP zur Agriplace-Schnittstelle: Agropas Weg zur digitalen Zertifikatsverwaltung

Als sich die ersten Zertifizierungen in den frühen 2000er-Jahren etablierten, managte Agropa sie mit einfachen Mitteln: Für jeden Zertifikatstypen legte das Unternehmen einen Ordner auf dem Laufwerk an und speicherte dort die einzelnen Zertifizierungsnachweise der Landwirte. Ergänzend führte der Kartoffelgroßhändler eine Excel-Tabelle: Diese lieferte den Überblick über Zertifikate und Laufzeiten der Landwirte. Die Pflege erledigte das Team manuell – Zeile für Zeile. Das allein war schon aufwendig. Doch sobald mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen wollten, wurde es kompliziert. „Wenn jemand die Datei offen hatte, konnte der nächste nicht rein“, erinnert sich Manuela Hierl. Dann hieß es: Bescheid geben, wenn man fertig ist. Für das Zertifikatsmanagement das ERP oder gar eine Schnittstelle zu Zertifikatsplattformen wie Agriplace zu nutzen, hatte damals noch niemand auf der Agenda. 

Mit Freshfin als ERP im Kartoffelgroßhandel löste sich Agropa von Ordnern, Excel und Zuruf. Erstmals pflegte das Unternehmen alle Zertifikatsinformationen zentral im ERP-System – direkt beim jeweiligen Landwirt beziehungsweise Erzeuger, die im ERP direkt mit dem dazugehörigen Lieferanten verknüpft sind. Seither haben alle Beteiligten einen besseren Überblick. Statt zwischen Ordnern und Dateien zu springen, greifen sie auf die Informationen dort zu, wo sie sie im Tagesgeschäft benötigen: im ERP.

Weitere Informationen zu Freshfin finden Sie auf deren Website

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