"Insgesamt bin ich sehr zufrieden mit dem von Agriplace angebotenen Service, sowohl was die Erfüllung aller Compliance-Anforderungen, als auch die Serviceleistung und die Unterstützung betrifft".
- Lysaris Escalante, Qualitätssicherung
Während unseres Treffens erzählte sie von den Schwierigkeiten denen sie in der Vorbereitung auf Audits begegnete, wo es hunderte von Dokumenten zu sortieren gab. Des Weiteren erzählte sie von ihrer Entdeckung von Agriplace Chain und ihrem erfolgreichen Onboarding-Prozess. Lysaris Escalante, meldete sich vor kurzem bei uns, um ihre Begeisterung über den Beitritt zu Agriplace mit uns zu teilen. Deshalb beschlossen wir gemeinsam, ihre Geschichte zu erzählen. Herausforderung
Als Lysaris Escalante bei Northern Greens anfing, war sie anfangs überwältigt. Die direkte Zusammenarbeit mit vielen Lieferanten forderte ein ständiges Sortieren von vielen Dokumenten. Ihr Unternehmen handelt nicht nur mit Obst und Gemüse, sondern auch mit flüssigen Gewürzmischungen, Chilipasten und pflanzlichen Proteinen. Aufgrund dieser vielfältigen Produktpalette von Northern Greens liegt die Anzahl der Lieferanten bei mindestens 150, was einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich bringt. Das manuelle Schreiben und Versenden von E-Mails, um alle richtigen Dokumente zu erhalten, war eine entmutigende Aufgabe. Die GLOBALG.A.P. Chain of Custody (CoC)-Zertifizierung verlangt, dass sie diese Dokumente rund um die Uhr aufrufbar sind. Dies erschwerte die Aufgabe der Qualitätsmanagerin weiter. Northern Greens verfügte zwar über ein System zur Unterstützung des Dokumentenmanagements für die Lieferanten, doch laut Lysaris erforderte das System zu viel manuelle Arbeit, insbesondere bei der Vorbereitung auf die jährlichen Audits. Die größte Herausforderung war die Nachverfolgung der Lieferanten, denn Lysaris' einziges Hilfsmittel bestand darin, die E-Mails in Outlook zu markieren und dann zu überprüfen, ob sie eine Antwort erhalten hatte oder nicht. Der gesamte Prozess war sehr zeitaufwändig und unübersichtlich.
Lösung
Das Unternehmen suchte nach einer Lösung zur Vereinfachung dieser Prozesse, als Frederic Unger von Agriplace sich an Lysaris wandte und Northern Greens vorschlug, Agriplace Chain zu nutzen. AgriPlace Chain ist eine Plattform, die sicherstellt, dass die Compliance-Anforderungen immer erfüllt werden. Dies ist möglich durch die automatisierte Erfassung und Verwaltung von Lieferantendokumenten sowie durch den Einblick in die gesamte Lieferkette. Die Zusammenarbeit mit den Datenbanken von GLOBALG.A.P und BRC bietet zudem Sicherheit, indem Nutzer über potenzielle Risiken in der Lieferkette auf dem Laufenden gehalten werden. ​ Die automatische Benachrichtigung der Lieferanten bei Ablauf eines Dokumentes war einer der ausschlaggebenden Faktoren für Northern Greens, zu Agriplace Chain zu wechseln. Dies ersparte Lysaris die Aufgabe, die neuesten Zertifikate per E-mail einzuholen.
Ergebnis
Unsere Plattform sollte dem Unternehmen vor allem dabei helfen, sich auf das CoC-Audit vorzubereiten. Dieses verlangt, dass alle Lieferantenzertifikate vor jeder Verkaufstransaktion auf ihre Gültigkeit überprüft werden. Während dies Anfangs durch die Überprüfung jedes einzelnen Dokuments geschah, muss Lysaris jetzt nur noch abwarten, ob sie eine Benachrichtigung über ein fehlendes Lieferantenzertifikat erhält. Ansonsten kann sie sich darauf verlassen, dass die Zertifikate gültig sind. Lysaris: "Das ist eine enorme Zeitersparnis, und der Auditor war mit dieser Arbeitsweise zufrieden." Lysaris war sehr zufrieden mit der Einführung in die Plattform sowie dem Kundenservice. Bei Problemen erhielt sie immer zügig Hilfe, nicht nur in Form einer Antwort, sondern auch durch eine schnelle Lösung. Beispielsweise benötigte Sie ein Zertifikat, welches noch nicht im System nicht verfügbar war und in weniger als zwei Stunden war ihr Problem gelöst. Lysaris' Geschichte endet mit einem positiven Fazit, als sie sagte: "Insgesamt bin ich sehr zufrieden mit dem von Agriplace angebotenen Service, sowohl was die Erfüllung aller Compliance-Anforderungen, als auch die Serviceleistung und die Unterstützung betrifft".