I team acquisti sono al limite: come possono riprendere il controllo?

I team acquisti nel settore alimentare e delle bevande stanno affrontando una sfida senza precedenti: il loro ruolo strategico viene soffocato da una valanga di compiti amministrativi. Con il rafforzamento della normativa, l’aumento delle richieste dei clienti e la crescente pressione sulla trasparenza della supply chain, i team passano più tempo a raccogliere documenti che a negoziare contratti, selezionare fornitori o gestire relazioni.

Il risultato? Un reparto acquisti sommerso dalla burocrazia e incapace di fornire valore strategico.

1. Sovraccarico Amministrativo

I team acquisti moderni sono intrappolati in una tempesta di esigenze contrastanti. Nuove normative come il Regolamento UE sulla Deforestazione (EUDR) e la Direttiva sulla Due Diligence per la Sostenibilità (CSDDD) impongono livelli senza precedenti di raccolta e verifica dei dati dei fornitori. Le richieste dei clienti in termini di sostenibilità, approvvigionamento etico e tracciabilità continuano a crescere. Allo stesso tempo, le responsabilità tradizionali, come la gestione dei fornitori, restano fondamentali.

Il problema è che si richiede ai team di fare molto di più, con le stesse risorse. Team che prima si occupavano di sourcing strategico ora trascorrono le giornate inseguendo i fornitori per ottenere dati dettagliati su prodotti e imballaggi, tramite fogli Excel e email.

Questo cambiamento ha creato un pericoloso divario tra il potenziale valore strategico della funzione acquisti e la realtà quotidiana. Invece di usare le proprie competenze per trovare nuovi fornitori o ottimizzare la catena di fornitura, i team sono bloccati in cicli burocratici che richiedono tempo ma offrono scarso valore.

2. Limitazioni nella Raccolta Documentale

La raccolta di documenti è diventata l’aspetto più frustrante e dispendioso in termini di tempo per molti team acquisti. Che si tratti di fornitori di imballaggi, produttori di ingredienti o aziende agricole, i requisiti documentali sono impressionanti: audit SMETA, schede tecniche, dichiarazioni di conformità, polizze assicurative, dati di contatto e questionari per i fornitori – ognuno richiede follow-up, verifica e aggiornamenti continui.

Questo compito è reso ancora più difficile dalla mancanza di rapporti diretti con i fornitori finali. Quando si lavora tramite intermediari o catene complesse, ottenere documenti accurati diventa molto più complicato. I fornitori potrebbero non comprendere i requisiti, non rispondere alle richieste o fornire informazioni incomplete che richiedono ulteriori solleciti. Senza sistemi integrati, comprendere capacità, conformità e performance dei fornitori richiede un’aggregazione manuale di dati da più fonti.

3. Collaborazione Interfunzionale Complessa

Uno dei maggiori punti critici per gli acquisti è il passaggio di informazioni tra team. Gli acquisti raccolgono la documentazione iniziale dai fornitori, ma sono spesso i team qualità o tecnici a dover fare verifiche più approfondite. Questo crea una dinamica difficile: il team acquisti trasmette dati che non ha esaminato, mentre gli altri team devono lavorare su informazioni raccolte da altri.

Il risultato è un sistema a silos, in cui i documenti rimbalzano tra team, i processi si bloccano e la mancanza di integrazione genera ritardi. Quando i team qualità trovano problemi nella documentazione, gli acquisti devono tornare dal fornitore per richiedere aggiornamenti o correzioni. Questo andirivieni fa perdere tempo, crea attriti interni e danneggia le relazioni con i fornitori.

Le aziende che non affrontano questi problemi subiscono un forte svantaggio competitivo. Mentre i loro team sono sepolti dal lavoro amministrativo, i concorrenti più snelli si concentrano su iniziative strategiche a valore aggiunto.

I costi nascosti dei processi manuali di approvvigionamento vanno ben oltre il tempo perso: la non conformità può portare a richiami di prodotto, sanzioni e danni reputazionali. I processi inefficienti rallentano i lanci di nuovi prodotti e riducono la reattività alle opportunità di mercato. Una cattiva comunicazione può compromettere i rapporti con i fornitori e limitare l’accesso a quelli più affidabili.

Riprendere il Controllo: Cosa Possono Fare i Team Acquisti

La buona notizia è che non è necessario accettare queste inefficienze. Con alcuni cambiamenti, i team acquisti possono recuperare il loro ruolo strategico e garantire la conformità.

Ecco da dove cominciare:

• Centralizza i dati dei fornitori, invece di gestirli in più fogli di calcolo e catene di email. Crea un archivio unico con documentazione, certificazioni e cronologia delle comunicazioni, accessibile a tutti.

• Automatizza la raccolta dei documenti per ridurre l'onere manuale di sollecitare i fornitori. Workflow intelligenti guidano i fornitori nei requisiti, inviano promemoria e avvisano il team quando serve intervenire.

• Standardizza la comunicazione con i fornitori, per garantire chiarezza e coerenza. Processi strutturati aiutano i fornitori a capire esattamente cosa è richiesto e riducono i tempi di risposta.

• Implementa il monitoraggio continuo, per tenere traccia automaticamente delle scadenze dei documenti e dello stato di conformità. Niente più controlli manuali o calendari da gestire.

• Utilizza la tecnologia per la collaborazione interfunzionale, semplificando i passaggi tra acquisti, qualità e tecnica. Workflow condivisi e visibilità in tempo reale riducono confusione e ritardi.

  
  

Come Agriplace Trasforma la Funzione Acquisti

Agriplace risponde a queste sfide con una piattaforma completa pensata appositamente per i team acquisti del settore alimentare e delle bevande. Riduce il carico amministrativo e consente ai team di concentrarsi su ciò che conta davvero.

• Raccolta automatica dei documenti: I workflow intelligenti di Agriplace richiedono e raccolgono automaticamente la documentazione necessaria dai fornitori. I promemoria automatici assicurano che nulla venga trascurato.

• Gestione centralizzata dei fornitori: Tutti i dati dei fornitori sono conservati in un’unica piattaforma, accessibile da acquisti, qualità e team tecnici. Niente più silos informativi. Si possono assegnare responsabilità, tracciare approvazioni e mantenere tracciabilità.

• Comunicazione semplificata: La piattaforma offre canali strutturati che sostituiscono il caos delle email. I fornitori ricevono istruzioni chiare, possono caricare i documenti facilmente e seguire lo stato delle approvazioni.

• Monitoraggio della conformità: Il sistema traccia automaticamente scadenze, certificazioni e normative, avvisando i team in caso di problemi o azioni da intraprendere.

• Integrazione ERP: Connessioni dirette ai sistemi ERP aziendali assicurano un flusso dati coerente, senza duplicazioni o errori.

• Analisi e reportistica: Dashboard in tempo reale offrono visibilità su performance e conformità dei fornitori, per decisioni strategiche basate sui dati.

Con Agriplace, i team acquisti possono trasformare le loro attività da gestione reattiva a sourcing proattivo. Le attività di conformità vengono automatizzate, liberando tempo prezioso per progetti strategici e ottimizzazione dei costi.

Chi continua a lavorare con processi manuali resterà indietro in un mercato sempre più complesso e competitivo.

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