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Die ERP-Integration von KÖLLA in Agriplace: Ein Gespräch mit Stefan Kusenberg


Einführung

Um das Thema “Anbindung des Warenwirtschaftssystems” für zukünftige Nutzer von Agriplace zu verdeutlichen, haben wir ein detailliertes Gespräch mit Stefan Kusenberg, IT-Leiter bei der Kölla GmbH & Co. KG, geführt. In der beiliegenden Zusammenfassung dieses Gespräches berichtet Herr Kusenberg von den Herausforderungen, welche das Unternehmen dazu brachte, Agriplace zu nutzen, welche Lösungen unsere Plattform dem Unternehmen bietet und welche Resultate Kölla bereits sieht.

Herausforderung

Bevor wir Agriplace entdeckten, war bei KÖLLA eine individuell programmierte Lösung auf Basis von MySQL im Einsatz, in der unsere QS Zertifikate, Fragebögen und weitere Dokumente uploaden und pflegen konnte. Eine Suchfunktion war existent, jedoch nicht in einer für uns besonders nützlichen und komfortablen Ausprägung. Das Hauptproblem bestand darin, dass die SQL-Datenbank komplett autark von unserem ERP-System betrieben wurde und es zwischen beiden Systemen keine Synchronisation gab. Gerade die Zertifikate benötigen wir aber im ERP-System, weshalb viele Prozesse bislang doppelt und vor allem manuell ausgeführt werden mussten. Demnach suchten wir nach einer integrierten Lösung, die sämtliche gesammelten Lieferantendokumente enthält und beide Systeme miteinander verbindet.

Vorher war es ungemein schwierig, einen Überblick über alle Zertifizierungen jeweiliger Lieferanten zu behalten, um letztendlich Kundenanforderungen erfüllen zu können. Schlussendlich musste das Qualitätsmanagement Zertifikate wie GlobalG.A.P. einzeln herunterladen, Daten ergänzen und wieder importieren. Ein weiteres Problem lag darin, dass wir in unserem ERP-System keine Möglichkeit hatten, Lieferkettenstrukturen im Detail einzusehen. Dies erschwerte Prozesse durch unsere komplexe und internationale Lieferanten- und Kundenbasis.

In der Vergangenheit musste unser Qualitätsmanagement verschiedene Lieferanten manuell sperren sowie entsperren, um spezifische Kundenanforderungen sicherzustellen. Diese manuelle Arbeitsweise mündete in einem enormen Zeitaufwand, da die Verwaltung aller Lieferanten sowie deren Daten wie Zertifizierungen per Hand vorgenommen werden musste.

KÖLLA ist sehr darauf fokussiert, spezifische Kundenanforderungen zu erfüllen. Deshalb brauchten wir eine Lösung, die es uns erlaubte, einfach zwischen unseren verschiedenen Lieferanten entscheiden zu können und gleichzeitig eine klare Übersicht über deren Daten zu verwalten.

Lösung

Wir suchten nach einer Lösung, die es KÖLLA‘s ERP-System erlaubte, noch stets das führende Glied unserer Prozesse zu bleiben. Zudem war es eine Anforderung, das Warenwirtschaftssystem mit einer Datenbank verbinden zu können, die es uns erlaubt, Datensätze bei Eingang einer Bestellung schneller prüfen zu können.

Es war unser Ziel, Datensätze wie Lieferanten- und die Erzeugerdaten in unserem ERP-System anlegen zu können, um diese dann mit einer unterstützenden Plattform mit Datenbank-Verbindungen synchronisieren zu können. Des Weiteren war es uns wichtig, einen besseren Einblick in die Lieferkettenstruktur zu erhalten.

KÖLLA war auf der Suche nach einem Partner, um ein Pilotprojekt der Digitalisierung und Automatisierung realisieren zu können.

Agriplace stellte sich als junges, engagiertes und dynamisches Unternehmen vor, mit dem Ziel, Fuß auf dem deutschen Markt zu fassen.

Agriplace ermöglicht die automatisierte Erfassung und Verwalten von Lieferantendokumenten und gibt übersichtlichen Einblick in die ganze Lieferkette um jederzeit Kundenforderungen erfüllen zu können. Mit Live-Feeds von Datenbanken wie GlobalG.A.P. sind Nutzer immer auf dem Laufenden, falls Risiken in Lieferketten auftreten.

Dank der Datenbankanbindungen und dem mühelosen Austausch mit Lieferanten, stellte die Cloud-basierte Plattform Agriplace für uns die ideale Lösung dar.

Resultat

Für die Zukunft von KÖLLA war es die absolut richtige Entscheidung, Agriplace zu implementieren. Daten, die vorher mühsam manuell verwaltet wurden, werden nun durch Agriplace digital erfasst, sind jederzeit abrufbar und werden in Echtzeit mit unserem ERP-System synchronisiert. Dadurch erzielt KÖLLA nun enorme Zeitersparnisse bei der Verwaltung von Lieferanten und deren Daten.

Des Weiteren erlaubt die Schnittstelle zu Agriplace einen Datenpool wie GlobalG.A.P. anzuzapfen. Darüber hinaus hilft uns Agriplace , einen Überblick aller Lieferkettenakteure zu behalten, was uns beispielsweise sehr bei den IFS Zertifizierungen oder dem künftigen CoC hilft.

Schlussendlich werden Arbeitsschritte, die vorher noch mühsam manuell ausgeführt werden mussten, jetzt automatisiert. Somit können nun auch wichtige Entscheidungsprozesse vereinfacht werden, was das Qualitätsmanagement extrem entlastet. Dies hat zur Folge, dass das QM-Team jetzt keine Lieferanten mehr manuell sperren und entsperren muss.

Agriplace ermöglicht uns auch effizienter in der Beschaffung zu arbeiten, da die Plattform uns erlaubt, einen guten Überblick über die Zertifizierungen verschiedener Lieferanten zu behalten. Dies hilft erheblich, um spezifische Kundenanforderungen zu erfüllen. Diese Arbeitsweise stellt sicher, dass jeder Kunde nur die von ihm geforderte, korrekt zertifizierte Ware erhält.

Tipps für Unternehmen die eine API-Verbindung anstreben

Die Konzeptphase ist die wichtigste Vorbereitung für die API-Verbindung zu Agriplace. Hierbei sollte das QM-Team die Leitung übernehmen, da sie die Komplexität der Anforderungen am besten verstehen und demnach die Konzeptphase am effizientesten strukturieren können.

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