Die 11er Nahrungsmittel GmbH, ein bedeutender Akteur in der österreichischen Lebensmittelindustrie, ist weithin bekannt für ihr Engagement in der Herstellung von qualitativ hochwertigen und ausgefallenen Tiefkühlkartoffelspezialitäten.
Trotz eines ausgefeilten Qualitätsmanagementsystems sah sich das Unternehmen mit der Notwendigkeit konfrontiert, die Effizienz der Kommunikation mit den Lieferanten in Bezug auf Qualitätsdokumente zu optimieren. Dies veranlasste 11er, nach einer automatisierten Lösung zu suchen.
In diesem speziellen Fall bestand die Herausforderung für den Lebensmittelhersteller darin, eine große Anzahl von Artikel- und Lieferantendokumenten in einem System zu verwalten. Bei den Artikeln handelt es sich hauptsächlich um Rohwaren (Waren, die von Lieferanten zur Weiterverarbeitung gekauft werden, z.B. Frischkäse, Stärke, Butter oder Speckwürfel). Für jeden dieser Artikel sowie für die Lieferanten sind spezifische Zertifikate und Dokumente erforderlich, wie z.B. Produktspezifikationen, HACCP-Flowcharts, Risikobeurteilungsbögen, GMO-Erklärungen, Bio-Zertifikate, GFSI-anerkannte Zertifikate und viele andere, die eingeholt, geprüft, akzeptiert oder abgelehnt und abgelegt werden müssen. All diese Schritte müssen dokumentiert sein.
Trotz der Prüfung anderer Plattformen fiel die Wahl aus mehreren Gründen auf Agriplace. Die Attraktivität der Plattform sowie der ausgezeichnete Kundensupport überzeugten 11er. So erhielt die 11er Nahrungsmittel GmbH eine flexible Lösung, die ihre spezifischen Bedürfnisse als Verarbeiter berücksichtigt. Das Ergebnis ist ein schlankes Dokumentenmanagementsystem mit erheblichen Zeiteinsparungen.
Kundenstatements
"Dank Agriplace haben wir unsere Prozesse zur Anforderung, Prüfung und Archivierung von produkt- und lieferantenspezifischen Dokumenten deutlich optimiert. Zeitraubende manuelle E-Mail-Anfragen konnten wir endlich hinter uns lassen. Die Plattform erinnert unsere Lieferanten automatisch an das Hochladen von Zertifikaten und Dokumenten und bietet ihnen eine einfache und schnelle Möglichkeit, uns alle erforderlichen Unterlagen zukommen zu lassen. Durch die Implementierung von Agriplace haben wir eine Zeitersparnis von 30-50 % pro Lieferant erreicht, wodurch wir uns auf andere QM-Aufgaben konzentrieren können und gleichzeitig die Effizienz unserer Abläufe steigern. Dank Agriplace haben wir eine Lösung gefunden, die nicht nur unsere internen Prozesse verbessert, sondern auch die Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten vereinfacht."
"In der Vergangenheit mussten wir den Status bestimmter Dokumente und Zertifikate aus verschiedenen Excel-Tabellen eruieren. Wir haben aus den Tabellen die Daten für individuelle Anfragen an jeden einzelnen unserer Lieferanten zusammengestellt und per E-Mail versandt. Es war nicht nur zeitaufwändig und sehr arbeitsintensiv, sondern auch frustrierend, bei den Lieferanten manuell die notwendigen Dokumente anzufordern - insbesondere, wenn die zurückgesandten Dokumente nicht vollständig oder fehlerhaft waren. Erinnerungen haben wir in unseren Kalender eingetragen und immer wieder beim Lieferanten nachgefragt."
"Die Informationen waren in Excel-Tabellen zu Rohwaren, Handelswaren und Lieferanten aufgeteilt, was die Aktualisierung der Lieferkettenstruktur fehleranfällig und das Auffinden der benötigten Informationen zu einer zeitraubenden Aufgabe machte. Diese manuellen Prozesse waren nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch für Praktikanten z.B. sehr schwer zu überblicken, sodass diese Arbeit nicht delegiert werden konnte."
Implementierung und Onboarding von Agriplace
Während der Implementierung und des Onboardings stellte das Agriplace-Team zunächst eine Excel-Tabelle zur Verfügung und unterstützte bei der Dateneingabe. Die Hauptarbeit für die 11er Nahrungsmittel GmbH bestand darin, die richtigen Tags zu setzen und gelegentlich die Stammdaten zu korrigieren. Der Rest wurde vom Agriplace Customer Success Team erledigt und die 11er Nahrungsmittel GmbH schätzte die Unterstützung und Hilfe, die während des gesamten Prozesses geleistet wurde.
Herausforderung, Lösung & Ergebnis
"Die Einführung von Agriplace hat unsere Arbeitsabläufe grundlegend verbessert. Die Plattform ermöglicht uns eine transparente und organisierte Verwaltung unserer Dokumente und Zertifikate. Viele aufwändige, manuelle Prozesse gehören nun der Vergangenheit an. Agriplace ermöglicht es uns, bei Audits die automatisch erfasste Dokumentation der Prüfung und Akzeptanz von Dokumenten vorzuweisen und bietet einen klaren Überblick über den Compliance-Status unserer Artikel und Lieferanten."
Demnach konnte der Zeitaufwand für die Verwaltung und Prüfung von Dokumenten durch den Einsatz von Agriplace erheblich reduziert werden. Als besonders nützlich wurde die Möglichkeit genannt, Anforderungsregeln zu definieren, die der 11er Nahrungsmittel GmbH dabei helfen, die erforderlichen Informationen systematisch zu sammeln. Das Ergebnis: Agriplace hat zu einer spürbaren Effizienzsteigerung im Qualitätsmanagement geführt.
"Die Plattform bietet eine Vielzahl hilfreicher Funktionen, darunter eine verbesserte Übersicht über Lieferanten und Artikel, ein optimiertes Management unserer Anforderungen und ein Dashboard zur Überwachung unserer Aufgaben. Die automatisierten Anfragen, die zentralisierte Dokumentenablage und die automatische Dokumentation der Prüfung haben unsere Sicherheit während der Audits erhöht. Durch Agriplace kann ein umfassender Überblick über die Einhaltung der Anforderungen einfach vorgewiesen werden."
Im Wesentlichen hat Agriplace nicht nur die Arbeitsabläufe optimiert, sondern auch die Effizienz, das Sicherheitsgefühl und die Transparenz im Betrieb der 11er Nahrungsmittel GmbH erhöht.
Tipps für Unternehmen:
- Wählen Sie Ihre Tags klug und sorgfältig aus, um sicherzustellen, dass Ihre Anforderungskarten klar und präzise sind und eine reibungslose Kommunikation mit den Lieferanten ermöglichen.
- Nutzen Sie alle Funktionen von Agriplace, um Zeit und Aufwand bei der Dokumentenverwaltung zu sparen.
Die Agriplace-Plattform hat die Arbeitsweise der 11er Nahrungsmittel GmbH verändert, indem sie 11er zu mehr Effizienz und Sicherheit verholfen hat. Die Plattform bietet eine umfassende Lösung für das Dokumenten- und Zertifikatsmanagement und optimiert die Arbeitsabläufe erheblich.
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