Beschaffungsteams stehen am Limit: Wie können sie die Kontrolle zurückgewinnen?

Beschaffungsteams in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie stehen vor einer noch nie dagewesenen Herausforderung: Ihre strategische Kernrolle wird von einem Berg administrativer Aufgaben überlagert. Mit strengeren Vorschriften, steigenden Kundenerwartungen und wachsendem Druck auf Transparenz in der Lieferkette verbringen Beschaffungsteams mehr Zeit mit dem Sammeln von Dokumenten als mit dem Aushandeln von Verträgen, der Lieferantensuche oder dem Beziehungsmanagement.

Das Ergebnis? Eine Einkaufsabteilung, die in Papierkram versinkt und kaum noch strategischen Mehrwert liefern kann.

1. Administrative Überlastung

Moderne Beschaffungsteams sind einem Sturm widersprüchlicher Anforderungen ausgesetzt. Neue Vorschriften wie die EU-Verordnung zur Entwaldung (EUDR) und die Richtlinie zur unternehmerischen Sorgfaltspflicht im Bereich Nachhaltigkeit (CSDDD) erfordern beispiellose Mengen an Lieferantendaten und deren Verifizierung.

Zugleich steigen die Anforderungen der Kunden an Nachhaltigkeitsberichte, ethische Beschaffung und Rückverfolgbarkeit. Und traditionelle Aufgaben wie das Lieferantenmanagement bleiben ebenso wichtig.

Das Problem: Von den Teams wird erwartet, dass sie exponentiell mehr leisten – mit den gleichen Ressourcen. Statt sich auf strategische Beschaffung zu konzentrieren, verbringen sie den Großteil ihres Tages damit, Produkt- und Verpackungsdaten über Tabellen und E-Mails bei Lieferanten einzuholen.

So entsteht eine gefährliche Kluft zwischen dem möglichen Wertbeitrag des Einkaufs und der tatsächlichen Alltagsrealität. Anstatt neue Lieferanten zu identifizieren, bessere Konditionen auszuhandeln oder Lieferketten zu optimieren, stecken die Teams in administrativen Zyklen fest, die viel Zeit kosten und wenig strategischen Nutzen bringen.

2. Herausforderungen bei der Dokumentenbeschaffung

Die Dokumentenbeschaffung ist für viele Beschaffungsteams mittlerweile der zeitaufwendigste und frustrierendste Teil ihrer Arbeit. Ob Verpackungslieferanten, Zutatenhersteller oder Produzenten – die Dokumentationsanforderungen sind enorm: SMETA-Audits, Produktspezifikationen, Konformitätserklärungen, Versicherungspolicen, Kontaktdaten und Lieferantenfragebögen – alles muss eingeholt, geprüft und regelmäßig aktualisiert werden.

Erschwerend kommt hinzu, dass Einkaufsteams oft keine direkten Beziehungen zu den Endlieferanten haben. In komplexen Lieferketten über Zwischenhändler wird das Sammeln korrekter Dokumente zur Mammutaufgabe. Lieferanten verstehen Anforderungen nicht, reagieren nicht oder liefern unvollständige Informationen. Ohne integrierte Systeme bedeutet das: manuelle Datensammlung aus verschiedenen Quellen, um Compliance, Leistungskennzahlen und Lieferantenstatus zu verstehen.

3. Herausfordernde Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

Ein wesentlicher Schmerzpunkt im Beschaffungsprozess ist die Übergabe zwischen Abteilungen. Das Beschaffungsteam sammelt die ersten Lieferantendokumente, doch Qualitätsteams sind für tiefere Prüfungen und Freigaben verantwortlich. Daraus entsteht eine schwierige Dynamik: Einkauf übergibt Informationen, Qualität arbeitet jedoch mit Daten, die es selbst nicht erhoben hat.

Das Ergebnis: Ein isoliertes System, in dem Dokumente hin- und hergeschoben werden, Freigabeprozesse stocken und fehlende Datenintegration zu Verzögerungen führt. Wenn Qualitätsabteilungen Probleme feststellen, muss der Einkauf erneut beim Lieferanten nachhaken. Dieses Hin und Her kostet Zeit, belastet die Lieferantenbeziehung und erzeugt interne Spannungen.

Unternehmen, die diese Herausforderungen nicht aktiv angehen, erleiden einen deutlichen Wettbewerbsnachteil. Während deren Teams in administrativer Arbeit versinken, konzentrieren sich ihre Mitbewerber – mit schlanken Prozessen – auf strategische Maßnahmen mit echtem Geschäftswert.

Die versteckten Kosten manueller Beschaffungsprozesse gehen weit über die aufgewendete Zeit hinaus. Compliance-Verstöße können zu Produktrückrufen, Bußgeldern und Imageschäden führen. Ineffiziente Abläufe verzögern Markteinführungen und mindern die Reaktionsfähigkeit auf Marktchancen. Schlechte Kommunikation mit Lieferanten kann die Zusammenarbeit gefährden und den Zugang zu bevorzugten Partnern einschränken.

Kontrolle zurückgewinnen: Was Beschaffungsteams tun können

Die gute Nachricht: Beschaffungsteams müssen diese Ineffizienzen nicht hinnehmen. Mit gezielten Maßnahmen können sie ihre strategische Rolle zurückerlangen und zugleich die regulatorischen Anforderungen effizient erfüllen.

Beginnen Sie hier:

• Zentralisieren Sie Ihre Lieferantendaten, anstatt Informationen über Tabellen und E-Mails zu verteilen. Schaffen Sie eine zentrale Plattform mit allen Dokumenten, Zertifikaten und Kommunikationsverläufen. Das schafft Klarheit und Zugänglichkeit.

• Automatisieren Sie Ihre Dokumentenbeschaffung, um manuelle Nachverfolgung zu vermeiden. Automatische Workflows führen Lieferanten durch Anforderungen, versenden Erinnerungen und informieren Teams über Handlungsbedarf.

• Standardisieren Sie die Lieferantenkommunikation, um klare und konsistente Abläufe sicherzustellen. Strukturierte Prozesse helfen Lieferanten, Anforderungen besser zu verstehen, und sparen auf beiden Seiten Zeit.

• Nutzen Sie kontinuierliches Monitoring, um ablaufende Dokumente und Compliance-Status automatisch zu verfolgen. So entfallen manuelle Prüfungen und Fristen werden zuverlässig eingehalten.

• Setzen Sie auf technologiegestützte Zusammenarbeit, um Übergaben zwischen Einkauf, Qualität und Technik zu optimieren. Gemeinsame Workflows und Echtzeit-Transparenz beseitigen Verwirrung und Verzögerungen.

  
  

Wie Agriplace die Beschaffung transformiert

Agriplace begegnet diesen Herausforderungen mit einer umfassenden Plattform, die speziell für Beschaffungsteams der Lebensmittel- und Getränkebranche entwickelt wurde. Sie reduziert administrative Aufgaben, damit sich Teams auf strategische Tätigkeiten konzentrieren können.

• Automatisierte Dokumentenbeschaffung: Intelligente Workflows von Agriplace fordern automatisch alle nötigen Lieferantendokumente an. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts untergeht.

• Zentrale Lieferantenverwaltung: Alle Lieferantendaten werden auf einer zentralen Plattform gespeichert – zugänglich für Beschaffung, Qualität und Technik. Das beseitigt Datensilos und garantiert aktuelle, präzise Informationen. Zuständigkeiten, Freigaben und Audit-Trails sind nachvollziehbar.

• Strukturierte Kommunikation: Die Plattform stellt klare Kommunikationskanäle bereit – ohne E-Mail-Chaos. Lieferanten erhalten präzise Anforderungen, können Dokumente hochladen und den Freigabeprozess verfolgen.

• Compliance-Monitoring: Automatisiertes Tracking von Dokumentenabläufen, Konformitätsstatus und regulatorischen Anforderungen sorgt dafür, dass Teams Fristen einhalten und mögliche Lücken rechtzeitig erkennen.

• ERP-Integration: Direkte Verknüpfung mit bestehenden ERP-Systemen ermöglicht reibungslose Datenflüsse, vermeidet doppelte Eingaben und stellt Systemkonsistenz sicher.

• Analysen & Einblicke: Echtzeit-Dashboards zeigen die Leistung und Compliance der Lieferanten an. So können fundierte Entscheidungen getroffen werden.

Mit Agriplace wandeln Beschaffungsteams ihre Arbeit von reaktiver Administration hin zu proaktiver Strategie.Die Plattform übernimmt Routineaufgaben im Bereich Compliance, sodass wertvolle Zeit für Kostenoptimierung und strategische Projekte frei wird.

Wer weiterhin manuelle Prozesse nutzt, wird im zunehmend komplexen und wettbewerbsintensiven Markt schnell ins Hintertreffen geraten.

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